翻訳会社のサイトでは、翻訳した文書と、会社が自社の書式で発行する翻訳証明書を分けて紹介しましょう。「証明付き」の一語だけでは、誰が何を示す資料か、別の認証に関する仕事も含むのかが伝わりません。発行する資料と受ける仕事が読める案内にすると、依頼者が提出先の説明を持って相談しやすくなります。
大阪市で文書翻訳や翻訳証明を扱う会社の経営者、営業担当者へ、元文書・翻訳文・会社の証明という別の資料の関係をサイトで示す方法を紹介します。図・表・文例は架空の説明例です。どの証明や認証が必要か、提出先で受理されるかを判断する記事ではありません。
翻訳文と証明書は、同じ資料の別名ではない
「証明書の翻訳を頼みたい」という相談と、「翻訳した文書に会社の証明書も付けてほしい」という相談では、指している物が違います。元の文書が証明書なのか、翻訳の仕事について示す資料を求めているのかを、一つのサービス名だけでまとめないようにします。
最初に、元の文書を別の言語で表した翻訳文と、翻訳会社が発行する証明書の役割を分けます。証明書の名称を大きくするより、誰が発行し、どの翻訳文について何を示す資料かを、現在のサービスに合わせて説明することが大切です。
大阪市中央区のインターアクト・ジャパンは、自社で翻訳した文書について、希望に応じて翻訳証明書を発行すると案内しています。自社で定めた書式により、原稿に忠実に翻訳した旨を示すという説明です。同じページには、公証人の認証やアポスティーユ取得の代行などは行わないと明記されています［1］。
この公開例では、対象となる翻訳文、証明書の発行者、受けていない別の仕事が読み分けられます。自社サイトにも、実際に発行する資料と対応する範囲を添えます。他社と同じ名称を使うことから、同じ書式、同じ対象、同じ仕事まで提供すると説明しません。
元文書と翻訳文を、対応する資料として見せる
翻訳の案内では、どの文書を別の言語へ訳すのかを示します。元の文書を扱う仕事と、翻訳文を作る仕事、その翻訳について会社が示す資料を分ければ、相談者も自分が既に持つ物と、依頼して受け取る物を考えられます。
架空の相談例として、ある文書を別言語にして提出したい人が、翻訳文と会社の証明書について問い合わせる場面を考えます。サイトに置く図は、元文書から翻訳文へ向かう関係と、その翻訳文に対応する会社の証明を別枠で示せます。文書を翻訳すれば、すべての証明や認証が自動的にそろう矢印にはしません。
自社で翻訳した文書に限って証明書を発行するなら、その対象を見出しの近くにも書きます。依頼者が用意した翻訳文に対して、同じ資料を発行できるかは別の確認です。翻訳の修正を受けることと、会社の証明書を出すことを、同じ受託範囲として補わないようにします。
元文書、翻訳文、会社の証明を掲載例として並べる場合も、どの資料がどれに対応するかを文章で説明します。実物を公開できないなら、資料名だけの関係図で十分に説明できます。相談者の氏名や文書の内容を使って、見本を本物らしく作る必要はありません。
会社の証明は、発行者と示す対象を一緒に伝える
「翻訳証明対応」と書くなら、証明書を出すのが自社であることと、その資料で何を示すかを添えます。会社が発行するという情報が離れた注意書きにしかないと、見出しや画像だけを見た人が、別の機関の認証を含むと受け取るかもしれません。
自社書式で発行するサービスを想定した掲載文なら、たとえば次のように書けます。実際の発行内容と受託範囲へ合わせるための架空例です。
当社の翻訳文と、当社の書式で発行する翻訳証明書を分けてご案内します。証明書が対象とする文書と、記載する内容を担当者からご説明します。提出先の案内を確認したうえで、当社へご希望をお知らせください。
この文を使う前に、担当者が現在の書式と説明の内容を照合します。自社の名称、対象文書、示す内容について、公開できる部分を確かめます。翻訳の担当者と証明書の発行者が同じ名前で示せるかも、実際の体制に合わせて確認します。
写真に印やサインが見えることを、証明の役割を説明した代わりにはしません。画像の下にも、どの会社がどの資料について発行する物かを書きます。図案として公的機関の印、認証済みの印章、受理の印を作り足すと、提供している仕事と違う意味を持たせてしまいます。
会社の証明を紹介するページで、提出先へ確認する条件が残ることも、相談の案内につなぎます。小さな一文で結果を保証しないと添えるだけでなく、本文や見出し自体が「これで提出が完了する」と読めない構成にすることが必要です。
別の認証等の仕事は、受けるかどうかを明記する
翻訳の提供範囲は、事業者ごとに異なります。会社の証明書を発行すること、別の認証等について相談を受けること、その取得を代行することを、当然に一つのメニューへまとめません。自社が受けていない仕事も、依頼者が判断できる場所へ短く示します。
大阪市中央区の法務・翻訳事務所オーロラは、自事務所の翻訳証明と、他の証明・認証に関する取得の案内を分けて掲載しています［2］。同事務所は行政書士・翻訳者の事務所であり、翻訳会社一般と同じ資格や業務範囲を示すものではありません。ここでは、異なる資料や仕事を区別する説明の構造を参考にします。
| 資料・仕事 | サイトで伝えること | 合わせて確かめること |
|---|---|---|
| 翻訳文の作成 | 元文書を別の言語で表す仕事 | 自社が扱う言語・文書と納品物 |
| 自社の翻訳証明書 | 発行する会社、対象文書、示す内容 | 現在の書式と発行の対象範囲 |
| 別の認証等に関する相談・代行 | 自社で受ける仕事と受けていない仕事 | 専門担当の確認と提出先の案内 |
表は、自社のページを整理するためのものです。認証の種類を選ぶ表や、資格・効力を判定する表ではありません。「相談を伺う」「確認先を案内する」「取得を代行する」を同じ仕事とせず、実際に行う範囲だけを書きます。
他の専門家へ確認する場合も、提携の事実や依頼の進め方がないまま「連携して一括対応」と足しません。誰へ何を確認するかと、自社が依頼を受けるかは別です。受付後の案内とサイトの説明をそろえ、問い合わせた人が別の作業も含むと受け取らないようにします。
提出先の案内と、自社の対応範囲を照らして相談する
提出したい先から、証明書などの名称を案内された人もいます。その言葉だけで必要な資料を決めてもらうより、何のために、どこへ提出する予定か、提出先からどのような説明を受けているかを、担当者へ伝えられる入口にします。
サイト上では、提出先が案内する条件と、自社が作成・発行する物を、別の枠として見せられます。二つを照らして相談する関係です。会社が自社の証明書を出すことから、提出先が受け取るという結論へ直接つなぐ図にはしません。
提出先からの説明が分からない場合も、相談できる範囲を自社で決めます。必要な条件を確認する前に「この証明で大丈夫」と回答するページにせず、担当者が何を伺い、何の説明に戻って確認するかを案内します。国名や文書名だけで、すべての案件に同じ結論を当てはめません。
ここで伝えるのは、受付時に使う情報の関係です。提出条件の法的な解釈や、認証の効力をサイト制作側が確定する仕事ではありません。文書の内容や提出先の最新の説明は、事業者の専門担当が確認し、その結果として案内する受託範囲を原稿へ反映します。
実物を送る前に、用件を伝えられる入口を用意する
文書には、個人や会社の詳しい情報が含まれる場合があります。最初の公開フォームでは、相談の用件、考えている提出先、案内されている条件の有無など、初回に必要なことを担当者と決めます。文書一式を必ず添付する形へ、先に固定する必要はありません。
問い合わせの近くには、次のような案内を置けます。実際の受付と確認の範囲へ合わせる架空の文例です。
翻訳する文書の種類と、提出する予定の先をお聞かせください。証明などについて案内を受けている場合は、その有無も伺います。確認に必要な資料と受渡しの方法、当社が作成・発行・対応する範囲は、担当者からご案内します。
提出先の案内を受け取る場合は、何を確認するために必要かを伝えます。相談者自身に、一律の消去や加工を求める前に、担当者が資料の必要範囲と渡す方法を説明できるようにします。実際の受付で行っていない安全性の保証や専用機能を、サイトへ追加して約束しません。
公開前は、翻訳だけを頼みたい人と、翻訳文に会社の証明も希望する人の二通りで読みます。何が届き、誰が発行し、別の認証等をどこまで相談できるかがつながるでしょうか。提出先の確認が残る部分を、見本写真や矢印が完了済みに見せていないかも照合します。
発行する書式や受ける仕事が変わったときは、証明書の紹介だけでなく、翻訳メニュー、受けていない業務、問い合わせ後の案内も一緒に見直します。資料の呼び方と発行者がそろうと、専門語の一覧を、具体的な相談ができる説明へ直せます。
発行する資料と、頼める仕事が伝わるサイトへ
翻訳と証明・認証の名称が同じ一覧にあり、実際の対応を毎回説明している。そんなときは、自社が作成する翻訳文と、発行する資料、受けていない仕事を並べて、現在の案内を見直せます。
みやあじよでは、事業者が確認した説明と受託範囲をもとに、原稿、資料の関係図、見本、相談の入口を整えるサイト制作をご相談いただけます。翻訳証明の発行や法的な判断を行う案内にはせず、その仕事が正しく伝わる説明を考えます。大阪市のホームページ制作をご覧ください。
