ホームページを触れる人が社内に一人しかいないと、その人が休んだり担当を離れたりした後、更新の入口から探すことになります。制作・改修の段階で、会社が把握する管理情報と、担当者が一件を更新するための準備を分けて残しましょう。後任が自分の使う入口を確認し、操作例を見て進め、困ったら窓口へ相談できる状態を目指します。
例えば、堺市の設備工事会社で、営業担当が施工実績を追加しているとします。後任の総務担当へ引き継ぐ際、前任者のパソコンに原稿があり、個人の受信箱に制作会社との連絡があるだけでは、写真を載せてよいかも、誰に聞けばよいかも分かりません。操作説明書だけで解決するのではなく、更新を始める前後の仕事も残します。
会社の記録は、秘密の値を集める表にしない
まず会社で把握したいのは、何を使い、誰が管理し、どこへ相談するかです。ホームページのURL、更新画面の入口、利用するサービス、社内の管理担当、制作や保守の窓口、契約の記録がある場所を整理します。通知を担当個人だけが読んでいるなら、担当交代時に受取先や確認する人をどう変えるかも決めます。
一方、パスワードや認証に使う秘密の情報は、誰でも見られる管理表へまとめるのではなく、会社が決めた保管方法と閲覧できる人の範囲で扱います。管理表には、その情報を管理する人や確認を依頼する方法を残せます。「会社で把握する」と「全員が同じ認証情報を知る」は分けて考えましょう。
後任へ渡すのは、入口・一件の例・相談先
施工実績を一件追加する仕事なら、次の三つがつながっているかを確認します。すべての機能を説明する厚い資料より、まず担当する仕事を最後までたどれる一例を用意する方法です。
| 後任が確かめるもの | 会社に残す内容 | 一件の更新での確認 |
|---|---|---|
| 使う入口と担当の権限 | 更新画面のURL、アカウントを管理する人、権限の相談先 | 後任の使う入口で、実績の編集と確認をどこまでできるか |
| 一件の操作例と材料 | 原稿・写真の置き場所、入力例、事実や掲載の確認者 | 写真を選び、文章を入れ、公開前の確認へ進めるか |
| 困った時の連絡先 | 社内の判断者と、制作・保守の窓口、依頼に添える内容 | 写真の確認は社内、画面の不具合は窓口へ、と相談を分けられるか |
WordPressでは、割り当てられた権限によって編集や公開などの操作が異なります。前任者の画面を撮った資料だけでなく、後任が使うアカウントで予定の仕事ができるかを確かめます。必要な操作と管理者の判断を整理し、引き継ぐために全員を同じ権限へ揃える前提にはしません。
一件を試すと、操作以外の抜けが見える
引き継ぐ前に、試せる環境や公開前の原稿を使い、後任が施工実績一件の準備をたどります。使う原稿と写真を見つける、掲載の確認者を確かめる、入力して確認を依頼する、という流れです。練習のために未確認の情報を一般公開する必要はありません。
途中で「施工場所をどこまで書いてよいか分からない」と止まったなら、それは画面操作だけの問題ではありません。現場側の確認者を記録します。「画像を選ぶ場所が資料と違う」なら、実際の画面に合わせて操作例を直します。止まった箇所を一つずつ補うと、次の担当が使う資料になります。
公開の判断を別の人が持つ場合は、後任が入力した後に誰へ何を渡すかまで試します。実際の公開は合意した確認が済んでから進めます。担当変更に伴う権限や通知の見直しも、社内の管理担当と依頼先へ相談し、記録を更新します。
制作時に、引き継ぎで使う一例も相談する
依頼時は、「誰でも更新できるように」だけでなく、交代後に続けたい仕事を伝えます。実績の追加なのか、お知らせの差替えなのかで、必要な材料や確認先が変わります。いまの担当者にしか分からないことが残っているなら、その一件から説明の範囲を相談できます。
担当が替わっても、施工実績の追加を続けたいです。会社で持つ管理情報を整理し、後任の入口と権限、写真・原稿から一件を準備する例、困った際の連絡先を揃えたいと考えています。今の画面と社内の確認方法を見ながら、説明や資料作成の範囲を相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページに伝える内容や構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。堺市のホームページ制作と、更新を引き継ぐ準備を相談するから、今のURLや、担当が替わると困りそうな仕事をお聞かせください。管理情報がまだ揃っていなくても構いません。操作説明や資料、管理に関する対応範囲と費用は、状況に合わせて確認します。
参考文献
- WordPress.org「Roles and Capabilities」（担当の権限によって利用できる操作が異なることを確認）
