ホームページと会社パンフレットを同時に作るとき、事業の説明や写真を共通で使いたい一方、別々に制作して内容が食い違わないか心配になることがあります。片方の原稿を、そのままもう片方へ載せればよいとも限りません。
会社の正式情報と共通素材の確認元を一つにし、Webと紙の使う場面に合わせて順番や量を編集しましょう。何の事実を揃え、どの説明を媒体ごとに作るか、誰が両方の変更を確かめるかを決めます。同じ内容が正しいことと、同じレイアウトにすることは分けて考えます。
同じ会社でも、Webと紙で読む場面を分ける
たとえば、大阪市の部品加工会社が、営業訪問で渡すパンフレットと、初めての取引先が見るホームページを作り直すとします。今相談できる仕事と、相談前に用意してほしい資料を伝えたいという例です。
Webでは、検索などから事業紹介の一ページに来る人を想定できます。そのページだけでも何を頼めるかが分かり、関連する説明や相談先へ進める案を考えます。会社全体の紹介を最初から読んでいるとは限らない場面に合わせます。
紙は、営業が話しながら渡し、相手が後から読み返す場面を考えます。営業がどこを見せて説明するか、保存した紙だけで会社と相談先を確かめられるかを確認します。Webの長いページをそのまま縮めるのではなく、手渡す目的に合わせて、載せる情報と並びを選びましょう。
共通の事実と、媒体別に編集する仕事を揃える
先ほどの会社なら、正式な会社名、所在地、相談先、現在対応する仕事は、同じ確認元から両方へ渡します。担当者ごとの説明を別々に原稿へせず、確認した事実と、その資料の版・確認者が分かる形にします。
| 材料 | 共通で確かめる内容 | 媒体別の編集と担当の確認 |
|---|---|---|
| 正式な会社情報 | 会社名・所在地・相談先などの正しい内容と確認元 | Webと紙の掲載箇所を誰が照合し、変更を両担当へ伝えるか |
| 事業の説明 | 今頼める仕事、対応条件、相談前に必要な資料 | Webのページの役割と、営業が手渡す紙の説明順を誰が考えるか |
| 写真 | 写っている仕事と素材、確認できる人、使う目的と範囲 | 画面と紙面に合う選択・切り取り・ファイルを誰が用意するか |
| 相談への案内 | 実際の受付先と、最初に聞きたい内容 | Webで進むリンクや入力画面、紙に残す連絡先・URLを誰が確かめるか |
共通原稿は、両方へ同じ文章を流し込むための完成文とは限りません。事実を共有したうえで、Webでは各ページの疑問に答え、紙では手渡す説明を支える形へ整えます。短くするときも、対応条件や相談に必要な情報が抜けていないかを確かめます。
写真も、同じ素材を使う予定なら両媒体の用途を先に伝えます。画面で見せたい箇所と、紙面で見せたい箇所が違う場合は、何を伝える写真かを揃えてから、使い方を相談します。同じ一枚を必ず同じ形で載せることにせず、必要なファイルや切り取り、利用できる範囲を確認しましょう。
住所や説明が変わったら、両方の確認先へ戻す
制作中に住所の表記を直した場合は、共通の会社情報を更新し、Webと紙の各担当へ、何が変わったかを伝えます。Web原稿だけを直し、紙面の確認が古い版のまま進まないよう、確認する版と変更日を揃えましょう。
同じように、対応する仕事や相談先が変わったときも、各媒体のどこへ影響するかを見ます。事業紹介だけでなく、写真の説明、連絡先、Webへの案内などを確認します。片方を見てもう片方も直ったつもりにせず、両方を確認した人と結果を残します。
紙を既に印刷しているなら、手元にある版をどう扱うか、次に直す時点、Webへ案内している内容が今も合うかを営業側と相談します。Webの変更と、印刷物の差し替え・追加制作は別の仕事として、対象と費用を確かめます。
原稿・写真・二つの制作物の確認を分担する
依頼先が同じでも別々でも、共通情報を取りまとめる窓口、事実を確かめる人、Webと紙の原稿・配置を作る人を揃えます。写真の用意や選択、各媒体の確認を誰へ頼むかも決めます。「同時制作」という名前だけで、すべての取材・撮影・原稿・印刷まで含むとは考えず、対象を確かめましょう。
確認の区切りも、共通情報を揃える時点、媒体別の原稿や配置を見る時点、Webの公開と紙の印刷を進める判断へ分けられます。どちらかが先に進む場合は、その後に変わった情報をどう反映するかを相談します。公開日と、紙を使い始めたい日もそれぞれ伝えます。
営業訪問で渡す会社パンフレットと、初めての取引先が見るホームページを作りたいです。会社情報と事業の事実、使う写真の確認元は揃え、媒体ごとに説明の順番と相談先への案内を考えたいです。共通原稿・写真・Web・紙面を誰が作り、両方の変更をどう確認するか、範囲と費用を相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページで伝える内容や構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。大阪市で会社案内の原稿とホームページ制作を相談するから、今の会社案内とWebのURL、使いたい場面をお聞かせください。紙側の担当や資料が未定でも、共通で揃える情報と、媒体別に必要な編集から整理できます。紙媒体を含む制作の対応範囲、素材の用意や費用は、内容に合わせて確認します。
