制作会社へ相談している途中で、社内のホームページ担当が替わる。メールや提案書を渡すだけでは、何を希望し、どこまで決めたのかが後任へ伝わらないことがあります。自社の希望・候補の提案・確認した回答・未決事項を分け、次に判断する人と質問を残しましょう。提案を受け取った記録と、会社で採用を決めた記録も分けます。
例えば、堺市の設備メンテナンス会社が、二社へホームページの制作を相談しているとします。前任者は「定期点検の相談先を分かりやすくしたい」と伝えました。一社からは実績を独立したページで見せる案、もう一社からはサービス紹介の中へ実績を載せる案を受け取っています。この段階で後任へ「実績ページを作ることになった」と伝えると、候補の一案が自社の決定に変わってしまいます。
最初に、検討の現在地を一文で残す
引継ぎ票の冒頭には、「二社へ相談中。依頼先とページ構成は未決定。次は社内で更新する実績の範囲を確認する」のように、現在地を書きます。提案書が揃ったこと、見積を受け取ったこと、社内で依頼先を選んだことを一つの状態にまとめないためです。
決まったことがある場合は、何を、誰が、いつ確認して決めたかも残します。担当者の感触や相手の提案を、会社の承認として書き直す必要はありません。不明なものは「未確認」とし、確認する相手を付けます。
四つの記録を分けると、提案の意味が戻せる
先ほどの会社なら、次のように整理できます。要約だけで話を確定させず、元の資料や回答へ戻れる場所も残します。二社の資料は会社ごとに分け、版や受取日が違う提案を混ぜないようにします。
| 記録の種類 | 引き継ぐ内容の例 | 一緒に残す手掛かり |
|---|---|---|
| 自社の希望 | 定期点検の相談先を分かりやすくしたい | 誰が話した希望か。会社で確認した目的と、まだ個人の意見の部分 |
| 候補の提案 | A社は実績を独立ページへ、B社はサービス紹介内へ載せる案 | 会社名、提案書の版と受取日、該当箇所。採用は未決定 |
| 確認した回答 | A社から「掲載原稿は支給資料をもとに整理する」と返答を受けた | 質問した内容、返答の条件、メールや資料の場所 |
| 未決事項 | 社内で追加する実績と、公開前の確認者が決まっていない | 営業部長へ確認する。後任が次の相談前に質問をまとめる |
「原稿整理あり」とだけ抜き出すと、取材からすべて任せられると読み違えるかもしれません。何を渡す前提の回答か、費用に含む範囲が確認できているかを残します。返答に書かれていないことを、前任者の説明で補って確定させないようにします。
後任が最初に進める一つの確認を決める
この会社では、実績をどのくらい社内で増やすかが分からないため、二つの提案の使い方を比べきれていません。後任の最初の仕事を「営業部長に、掲載したい実績の材料と、公開前に事実を確認する人を聞く」とします。情報が揃えば、候補各社へ更新方法と依頼範囲を質問できます。
未決事項をすべて後任の判断にせず、社内で決める人と、制作会社へ質問する人を分けます。次の打合せ日がある場合は、その日に決めたいことと、まだ持ち帰ることも書いておきます。引継ぎ票を完成させるために、選定や発注を急いで決める必要はありません。
候補への連絡も揃えます。窓口が替わったこと、これまでの希望はどこまで引き継ぐか、追加で確認したいことを伝えます。過去の話に認識の違いがあれば、元の提案や返答へ戻り、更新した記録を社内で共有します。
手元の提案から、検討を再開する相談へ
まだ資料を全部読めていない場合も、分かる現在地から相談できます。依頼先を選ぶ前なのか、構成の説明を聞き直したいのか、社内の確認待ちなのかを伝えると、次の話題が具体的になります。
ホームページ制作の検討中に、社内の担当を引き継ぎました。定期点検の相談先を分かりやすくしたいという希望は引き継いでいます。依頼先と構成はまだ決まっていません。手元の提案の版と回答を確かめ、実績の更新範囲など、次に確認することを整理して相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページに必要な内容・構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。堺市でホームページ制作の検討状況から相談するから、今のURLや、引き継いだ提案について分からないことをお聞かせください。整理した引継ぎ票は、あれば役立つ資料です。すべて埋めてから相談する必要はありません。
