文字起こしのサイトに「素起こし・ケバ取り・整文」と並んでいても、初めて依頼する人には、届く文章の違いが分かりにくいことがあります。発言を記録として残したいのか、後で読みやすい文章として使いたいのかによって、残してほしい言葉や整えてほしい範囲は変わります。
大阪市で文字起こしや議事録作成を受託する会社は、同じ短い発言を使い、何を残し、何を省き、どこを文章として整えるかを見せましょう。名称の説明に加えて納品文の見本があると、依頼者は自分の用途に合う仕事を相談しやすくなります。
ここでは、実在の音声や取材相手を使わない架空の見本で、サービスの編集範囲を伝える方法を紹介します。言葉を短くしても、発言の意味や確かさまで変えないことを、説明文と見本の両方で確かめます。
使い道と、残してほしい言葉から相談できる入口にする
最初に聞きたいのは、音声を文字にした後で、誰が何に使う予定かです。会話の雰囲気も読みたい記録と、社内で読み返すための文章では、依頼者が期待する見せ方が違います。用途の名前だけで仕上げ方を自動的に決めず、残したい部分と編集する範囲を相談できる案内にします。
大阪市中央区南船場に本社を置くオンキヨーは、文字起こしサービスの案内で、素起こし、ケバ取り、整文を分けて説明しています。言葉を残すこと、言いよどみ等を取り除くこと、言い回しや語尾を整えることを、用途と組み合わせて紹介する公開例です。［1］［2］
自社のサービス一覧でも、業務名の下に「話した言葉を残したい」「言いよどみを省いて読みたい」「文章の形を整えて使いたい」といった希望を添えます。名称を知らない人が、まず自分の使い道から問い合わせられる構成です。
料金表を先に見せる場合も、どの仕上げ方の料金なのかが分かる位置へ見本を置きます。安い順や編集が多い順に並べるだけでは、何を頼むとどんな文章が届くかまでは伝わりません。各社が使う名称の範囲も、同じだと決めつけないようにします。
同じ短い発言で、三つの残し方を比べる
見本は、発言を長く用意するより、違いを見つけられる一文から始めます。次は説明用に作った架空の発言です。実際の顧客や取材相手が話した言葉ではありません。
えー、来週なら、たぶん用意できます。
この一文なら、言いよどみの「えー」、条件を表す「来週なら」、確かさを表す「たぶん」があります。見本では、それぞれの言葉をどう扱ったかを比べます。三種類で別々の発言を使うと、編集の違いより、元の内容の違いが目立ってしまいます。
| 見せる仕事 | 文章の見本 | この例で変えたこと |
|---|---|---|
| 話した言葉を残す | えー、来週なら、たぶん用意できます。 | 言いよどみを含む言葉を残す |
| 言いよどみを省く | 来週なら、たぶん用意できます。 | 「えー」を省き、条件と確かさは残す |
| 文章の形を整える | 来週であれば、たぶん用意できます。 | 条件の言い方を整え、確かさは残す |
この表は各社共通の作業基準ではなく、見本の差を伝える掲載例です。自社で「素起こし」「ケバ取り」「整文」という名称を使うなら、それぞれ実際にどこまで扱うかを確かめ、名称と見本を対応させます。句読点や表記の整え方も、現在の仕様へ合わせます。
実際の納品形式を見せる場合は、公開してよい見本を使い、何の仕上げ方かを明記します。見本だけに特別な編集を加えると、通常の依頼でも同じ内容が含まれると思われます。ページの説明と、受注担当者が案内する仕様をそろえることが先です。
言いよどみを省いても、「たぶん」を確約へ変えない
確かさを表す言葉を、短さだけで削らない
この例で「えー」を省くことと、「たぶん」を省くことは、同じ変化ではありません。「たぶん用意できます」を「用意します」に変えると、読み手が受け取る確かさが変わります。文章が短く読みやすくなっても、元の発言と同じ説明にはなりません。
サービスの説明では、「不要な言葉をすべて削除します」という大きな約束より、何を省き、何を残すかを見本で示します。自社でどの言いよどみや重複を扱うかと、発言の意味や確かさに関わる言葉をどう確認するかを、作業担当者へ聞いて原稿にします。
発言の記録を頼む人には、言葉を整えすぎると困る場合もあります。意味に関わる言葉までなくなるのではないかと不安な人には、見本の近くに、残す言葉と確認が必要な変更を説明すると、具体的な相談につながります。
条件や否定も、元の発言との関係を保つ
「来週なら」という条件も、この発言を読む上で必要です。「来週であれば」と言い方を整える例では、その条件を残しています。一方、「来週用意します」とだけ書くと、条件も不確かさも見えなくなります。
自社の見本を確かめるときは、条件、否定、希望、見込みなどが、編集後に別の意味へ変わっていないかを見ます。これはページへ載せる見本を読み比べる観点です。聞こえなかった言葉や、発言者が述べていない理由を、文章のつながりのために作る作業ではありません。
「丁寧に整えます」と一文で済ませるより、今回のような短い見本を置けば、依頼者は何が変わるかを指して質問できます。作業する側も、用途と残したい言葉について、依頼前に具体的な確認をしやすくなります。
文章を整える仕事と、要約や見出しを作る仕事を読み分ける
文章の言い方を整えてほしい人と、内容を短くまとめてほしい人は、同じ仕事を期待しているとは限りません。サービスの案内では、語尾や文の形を整える範囲に加え、要約、見出しの作成、発言の並べ替えなどを扱うかを、自社の受託内容で説明します。
例えば今回の「来週であれば、たぶん用意できます」は、元の一文の条件を残した整え方の例です。会議全体から要点を選んだり、決定事項だけを別にまとめたりする見本ではありません。別の作業も受ける場合は、その見本と依頼できる範囲を分けます。
埼玉県北本市に文字起こしの事業部を置く文書システムサービスは、一般文字起こしと議事録文字起こしの案内で、ケバ取りと整文反訳を組み合わせた仕様を示しています。名称が別々に選べる案内もあれば、組み合わせて提供する案内もあることが分かります。同社の仕様や料金を、大阪市の他社に共通する条件として使うものではありません。［3］［4］
自社でも、「議事録作成」という名前だけで、全文の文字起こし、要約、決定事項の整理まで含むように見せないことが大切です。どの文章を渡す仕事で、何を別途相談するかを、サービス一覧と詳しいページで同じ言葉にします。
文章を社外の記事などに使う予定がある場合も、文字起こしの納品と、その文章を掲載用に編集する仕事を読み分けられるようにします。依頼者が使いたい場面を伺い、どこまでを受けるかを案内することが、見本の役割です。
聞き取れない言葉や話者は、扱いが分かる案内にする
見本が読みやすく整っていると、すべての音声で同じように言葉や話者が分かると思われる場合があります。サービスページには、聞き取れない箇所や話者が分からない場合を、どのように示し、何を確認するかも案内します。
文書システムサービスは、音声が不明瞭な箇所を空白とすることや、話者を特定できない場合の名前の表記を、サービスの仕様として示しています。ここで参考にするのは、分からない箇所の扱いも依頼前に読める点です。すべての会社が空白にすべきだという意味ではありません。
自社の説明には、分からない箇所を示す表記と、確認をお願いする場合の案内を使います。前後の話から、聞こえない固有名詞や人名を確定したことにしないようにします。音声から確認できた言葉と、別の資料や依頼者への確認が必要な内容を読み分けられる説明にします。
確認の連絡を行う場合は、誰へ何を尋ねるかが分かるようにします。元の音声、文字起こしした文章、依頼者が後から知らせた内容を同じ情報として上書きせず、会社の確認手順に沿った案内へつなぎます。公開見本に、実際の機密音声や個人情報を使う必要はありません。
納品の見本から、用途と編集範囲を相談できるようにする
問い合わせの入口では、仕上げ方の名称を必須で選ばせるだけでなく、使い道と希望を伝えられるようにします。「記録として残したい」「社内で読み返したい」「掲載用の文章に使いたい」といった希望から、自社が受けられる内容を案内する構成です。
次は、納品する文章の違いを相談したい依頼者からの架空の問い合わせ文です。最初から編集方法を決めてもらう文面にはしていません。
会議の音声を、社内で読み返す文章にしたいと考えています。言いよどみは減らしたいのですが、発言の条件や確かさは残したいです。どの仕上げ方でお願いするか、見本を見ながら相談できますか。
返信では、用途と残したい範囲を確認してから仕事を案内する流れを示せます。「使い道と仕上がりのご希望を伺い、当社でお受けする編集範囲と納品内容をご案内します」といった文面を、自社の受付手順へ合わせます。実際の音声を受け取る方法や情報の取扱いも、現在の案内へつなぎます。
公開前には、三つの見本を同じ発言として読み比べます。何を省いたか、どこを整えたか、条件や確かさが残っているかを、作業担当者と営業担当者が説明できるかを確かめます。その上で、ページと見積もりの説明、受付後の案内が同じ仕上がりを指しているかを照合します。
公開後に聞き返された内容は、名称の意味、編集の範囲、不明な箇所の扱い、納品形式などに分けて残します。すべてを専門用語の解説へ足すのではなく、どの見本や案内を補うと依頼の違いが伝わるかを考える材料にできます。
納品する文章の違いが伝わる、大阪市のサービスサイトへ
文字起こしの案内では、名称に加え、同じ発言をどう残し、どこを文章として整えるかを見せます。条件や不確かさを保った短い見本があれば、依頼者は自分の希望を指して相談できます。
みやあじよでは、現在のサービス資料と公開用の見本をもとに、編集範囲、納品の説明、相談の入口を整えるサイト制作をご相談いただけます。料金表の名称だけでは違いが伝わりにくい場合は、大阪市のホームページ制作をご覧ください。
