近くの制作会社へホームページを相談するとき、「毎回会った方がよいのか」「一度は工場を見てもらうべきか」と迷うことがあります。対面で話せる安心感がある一方、移動や社内の日程調整も必要です。
打合せの方法は、その日に何を確かめたいかで選びます。事業の話を聞いてもらうのか、現場の仕事を見てもらうのか、同じ原稿や画面案を見て確かめるのかを分けましょう。近いことだけを理由に、すべての打合せを同じ方法に揃える必要はありません。
会って話すことと、現場を見ることを分ける
対面は、同じ場所で会って話す方法です。現場訪問もその一つですが、会議室で会社の方針を聞くのと、工場で作業を確かめるのとでは、必要な準備が変わります。「会うかどうか」に加えて、「どこで何を見るか」も決めたい点です。
事業の目的や顧客について話す相談なら、説明する人と資料を揃え、対面・オンラインのどちらで話しやすいかを相談できます。現場の動きや実物が説明に必要なら、訪問で確かめる対象を挙げます。原稿や画面案への意見を交わすなら、同じものを見ながら話せる方法を選びます。
現場では、ホームページへ伝えたい仕事を見てもらう
たとえば、堺市の工場が「加工できる設備の写真はあるが、どういう仕事を頼めるかが伝わっていない」と感じているとします。訪問を相談するなら、設備を全部見てもらうことから始めるより、一つの仕事がどのように進むかを説明する場面を選ぶ方法があります。
材料を受け取り、加工し、仕上がりを確かめる。その流れのどこに自社の特徴があり、依頼者は注文前に何を伝えるとよいのかを、現場の担当者に話してもらいます。見てもらう対象と聞くことがつながれば、訪問後に、サイトへ載せる仕事の説明を相談しやすくなります。
まず既存の写真や説明資料で話し、足りない部分を訪問で確かめる進め方もあります。反対に、作業の前後関係を実物で説明した方がよいと分かっていれば、早い段階で現場訪問を相談できます。訪問の順序そのものを固定するより、何を理解してもらうためかを制作会社と共有しましょう。
その場で見たことを文章へまとめた後も、条件や名称が合っているかを自社で確かめます。また、現場を見てもらうことと、掲載用の写真を撮ることは、頼む内容を分けて確認します。撮影も必要なら、撮りたい対象や日程、依頼に含まれる範囲をあわせて相談します。
原稿や画面の確認では、同じ案と判断する点を揃える
原稿やデザインの確認が目的なら、対面でもオンラインでも、対象のページと案を揃えることが出発点になります。「事業紹介の原稿案2」「トップページの画面案」のように、何を見るかを先に伝えます。
たとえば、「加工できる対象の説明が、問い合わせへ進む前に分かるか」を確かめたいなら、その説明と次の案内を一緒に見ます。画面全体の印象だけを話すのか、原稿の一文を決めるのかでも、必要な資料の大きさや参加する人が変わります。小さくて読みづらい資料は、確認する部分を拡大したものなどを用意できるか相談します。
実物の質感や大きさを伝える必要がなければ、画面や資料を見ながら確認できるかを検討できます。会って話した方が社内の意見を整理しやすい場合は、その理由も伝えましょう。方法の名前より、当日に決めたいことと、話しやすい条件が揃うかを確かめます。
参加者・対象・費用を、日程と一緒に相談する
相談方法を決めるときは、次の内容を伝えると話を具体化できます。まだ分からない項目は、決めるところから相談して構いません。
- 当日確かめたいこと：事業の整理、作業の理解、原稿や画面の判断のうち、何を扱いたいか。
- 見せたい対象と参加者：現場の場所、実物や資料、説明できる人、判断が必要な人は誰か。
- 方法と依頼範囲：訪問や撮影の可否、時間・費用、事前に送るもの、日程をどう決めるか。
たとえば「まず会社の仕事を整理したい。今ある写真で話した後、説明しきれない工程は現場で見てもらえるか」と伝えると、初回の方法と、その後の確認を分けて相談できます。近くにいることを、毎回の来訪や訪問無料の約束として受け取らず、実際の進め方を聞いておきましょう。
仕事をどう伝えればよいか、どの方法で相談すればよいか迷っている方は、堺のホームページ制作・改修をみやあじよに相談するから、今知ってほしいことや気になっている画面をお聞かせください。みやあじよでは、事業のお話を伺い、伝える内容やサイトの構成を整理するところからご相談いただけます。打合せや訪問の方法は、内容に合わせて確かめます。
