ホームページの原稿案を営業・総務・代表へ回したら、それぞれから違う修正が返ってくる。同じ一文を直して戻すたびに、別の人の意見で書き換わり、どれを採用すればよいか分からなくなることがあります。
こうしたときは、事実が正しいかを確かめる人と、会社として採用する表現を決める人を分けます。ページごとに聞きたい内容と返答先を決め、食い違いは、確かめる問いとして相手へ戻します。確認した内容を反映する原稿は一つにし、未確認の点が残っていることも見えるようにします。
「全体を見てください」を、確かめたい内容へ分ける
確認する人が多くても、全員に同じ問いを渡す必要はありません。会社概要の正式な表記を知る人と、製品の条件を知る人では、確かめてもらう内容が異なります。たとえば、会社サイトの原稿を次のように分けます。
| 原稿の箇所 | 聞く相手の例 | 確かめたい内容 |
|---|---|---|
| 会社概要 | 総務・正式情報を管理する人 | 社名、所在地、沿革などの表記が現在の情報と合うか |
| 製品・サービスの説明 | 現場・技術の担当者 | できること、条件、数値や名称に誤りがないか |
| 取引や相談の案内 | 営業・顧客対応の担当者 | 実際に受けられる相談や取引条件と合うか |
| 会社としての約束 | 代表・方針を決める人 | 確認した事実に沿い、会社として伝える内容になっているか |
同じ人が二つの役割を兼ねる会社もあります。人数を増やすことより、「この人には何を確かめてもらうか」を決めることが大切です。最後に誰が採用する表現を判断するかも、窓口と関係者で揃えておきます。
食い違う修正は、同じ一文への問いとして戻す
大阪市の加工会社の原稿に、「少量のご注文にも対応します」という一文がある場面を考えます。営業からは「以前、一個の製作を受けたので、一個からと書きたい」、現場からは「品目によって受けられる数量が違う」という指摘が出たとします。これは仮定の例です。
ここで二つの修正文をそのまま交互に反映しても、答えは決まりません。過去に受けた一件の話と、現在案内できる条件の話が混ざっているためです。窓口は、対象の一文と両方の指摘を残し、「今回紹介する品目で、今受けられる数量の条件は何か」と、現場と営業へ戻します。
確認の結果、この例で「少量の相談は受けるが、品目や材料などの条件を聞く必要がある」と分かったなら、その事実をもとに表現を考えます。「少量での製作も、品目や条件を伺ってご相談を承ります」といった案を作り、会社としてこの言い方を採用してよいか、判断する人へ確かめます。
事実がまだ分からない間は、「一個から」という強い言葉を、誰かの好みで確定させないようにします。「数量条件は現場へ確認中」と残せば、文章の調整ではなく、先に情報を確かめる必要があると共有できます。
返答には、対象・確認済み・未確認・採用案を残す
食い違いを戻すメモは、長い議事録でなくても構いません。どの原稿のどの一文について、何が分かり、何が決まっていないかを示します。先ほどの例なら、次のように頼めます。
対象は「サービス紹介・原稿案2」の「少量のご注文にも対応します」です。営業の一個の製作実績と、現場の品目別の条件を合わせて確認したいです。今このページで案内できる数量条件を教えてください。確認できた事実をもとに表現案を作り、採用する言い方を代表へ確認します。
返事を受けた後は、確認できた条件と採用する文章を分けて記録します。「事実は確認済み、表現は代表の返答待ち」のように状態が分かれば、窓口が未決のまま確定稿として渡すのを避けられます。部署ごとの修正ファイルが残っていても、次に読むべき原稿を一つ示しておきましょう。
採用する原稿を一つにして、制作へ渡す
社内の返答を反映したら、「この原稿を画面へ反映する」と分かる版を窓口から渡します。過去の案や修正の記録を保ちながら、採用するファイルや共有場所を一つにします。「営業の最終版」と「代表の最終版」が別々に届く状態を避けるためです。
未確認の箇所がある場合は、本文とは別に、対象の一文、確認先、いつ返答できるかを添えます。その部分を待ってから画面へ反映するのか、確定した部分から進められるのかは制作会社と相談します。画面に載った後も、反映された文章が採用稿と合っているかを確かめます。
原稿の確認で止まっている方は、大阪のホームページ制作・改修を相談するから、食い違っている内容や、誰へ聞くか迷っている点をお聞かせください。みやあじよでは、事業のお話を伺い、伝える内容と文章・構成を整理するところからご相談いただけます。原稿が一式揃っていない段階でも構いません。
