ネットショップを作り替えるとき、商品写真や購入画面と一緒に、注文を受けたあとの作業も相談できます。画面では注文を受けられていても、届いた住所を送り状へ書き直したり、発送した内容をもう一度入力したりしていると、運営する方の手間は残るためです。
改修する範囲を考えるには、注文から発送までを一度たどり、同じ情報をどこで書き直しているか、人が何を確認しているかを分けます。羽曳野市の制作事例を起点に、今のネットショップを生かす方法と、追加で仕組みをつなぐ方法の選び方を整理します。
飛鳥ワイン様では、見せ方と出荷の仕組みを見直した
羽曳野市飛鳥の飛鳥ワイン株式会社様からは、既存サイトがスマートフォンに対応しておらず、デザインも古くなっているとご相談いただきました。制作では、自社栽培やワイン造りへのこだわりと、ワイナリーや周囲の景色の魅力を伝えることを考えています。
そのお話を伺う中で、出荷伝票を手書きで作成するなど、日々の運営に手間がかかる作業も分かりました。飛鳥ワイン様のECサイト制作事例では、CSVを利用した出荷方法をご提案し、運営の手間を減らすための仕組みを実装したことをご紹介しています。
CSVは、住所や商品名など、表に並ぶ情報を別の仕組みへ渡すために使うファイルです。注文情報を一件ずつ読みながら書き直す作業を、データを渡す方法へ変えられないか。その検討も、ECサイトの制作に含めた事例です。
写真やデザインを整えることと、毎日の販売を続けやすくすることは、同じサイトの仕事として考えられます。サイトの見た目の相談から始める場合も、普段どこで手が止まるかまで伝えると、確認する範囲が広がります。
同じ宛先を、どこで書き直しているかをたどる
まずは、普段の一件を受けてから発送するまで、担当者が行うことを順に確かめます。ここでは架空のネットショップを例に、注文画面の情報を見て送り状を作り、発送後に注文記録と通知へ戻す流れを考えます。
受取人の住所や商品名が、どの画面や紙から、どこへ渡るのかを見ます。注文画面から印刷した紙を見て住所を入力し、送り状の番号を注文画面へ戻しているなら、同じ一件の情報を複数の場所で扱っています。書き直している場所が分かれば、そこへ情報を渡す方法があるかを調べられます。
一方、注文の商品と梱包する商品が合うか、届け先に変更がないか、選ばれた発送方法で出せるかを確かめる仕事もあります。入力を減らすことと、必要な確認をなくすことは分けて考えます。担当者が注意している点も、一緒に書き出しておきましょう。
CSVを使う場合も、何を渡せるかを確かめる
CSVを使えるかは、注文を受ける側が出せる情報と、送り状を作る側が取り込める情報の両方で決まります。ファイルを出せることが分かっても、そのまま相手の仕組みに取り込めるとは限りません。
たとえば、住所、電話番号、商品、発送方法をどの欄で渡すかを対応させます。必要な情報が注文側にない場合や、欄の並び・書き方が合わない場合は、確認や調整が必要です。ファイルを作る人、取り込む人、印字する前に確かめる人がどこにいるかも、作業の流れに合わせて決めます。
配送側にも、注文情報をまとめる仕組みとつないで送り状を発行するサービスがあります。ヤマト運輸は、出荷業務支援として、注文を管理する仕組みと連携した送り状の発行や配送管理を案内しています。自社で同じ方法を使えるかは、利用中のネットショップ、配送サービス、契約と運用の条件を確認します。
発送後の送り状番号を注文記録へ戻し、お客様へ知らせる作業まで見る場合は、どの情報を、どちらへ戻せるかも確かめます。出荷前の入力が減っても、発送後に新しい手入力が増えるなら、全体で見直す必要があるためです。
手入力を残す・既存機能を使う・追加でつなぐ方法を比べる
今の作業が分かったら、変更する方法を比べます。最初から全面的な作り替えや追加開発を決めず、いま使っている機能で渡せる情報と、足りない部分を確認します。
| 方法 | 見直す作業 | 先に確かめること |
|---|---|---|
| 手入力を残し、確認しやすくする | 必要な情報が一か所で読めるようにし、探す・書き直す順番を整理する。 | 入力の件数と負担。変更や確認が必要な注文が、どれくらいあるか。 |
| 既存のCSV出力・取込みを使う | 住所などの情報をファイルで渡し、同じ内容を入力し直す箇所を減らす。 | 渡せる欄と必須の欄が合うか。出力・取込み・印字前の確認を、誰が行うか。 |
| 足りない動きを追加でつなぐ | 既存機能だけでは渡せない情報や、繰り返す操作を減らせるかを検討する。 | 現在の仕組みが連携を認めているか。変更時の対応、費用、保守する範囲。 |
注文の件数が少なく、一件ごとの相談や確認が多いなら、手入力を残した方が進めやすい場合もあります。日々同じ情報を繰り返し入力しているなら、既存機能の出力・取込みを試す余地があります。どちらの場合も、担当者の手間と、確認のしやすさを一緒に比べます。
追加でつなぐ場合は、公開後に誰が維持するかも検討します。ネットショップや配送側の仕様が変わったとき、どこを確かめるかまで分かっていれば、導入時だけで判断せず、運用を続けるための相談ができます。
通常の注文と、変更のある注文を分けて確かめる
改修内容を決める前に、普段どおりの注文と、変更を受ける注文の両方で流れを確かめます。以下は、実際のお客様の情報を使わず、テスト用の注文で確認するための例です。
注文A：いつもどおりに発送する
注文記録をもとに宛先などの情報を出し、送り状へ取り込むと仮定します。印字する前に、注文の届け先・商品・発送方法と対応しているかを確かめます。
発送後は、その一件の送り状番号や発送状況が、正しい注文記録と通知へ戻るかを見ます。入力を減らせた箇所だけでなく、どこで担当者が確認するかも残します。
注文B：送り状を作る前に届け先が変わる
ファイルを出したあと、送り状を作る前に住所変更を受けた場合です。注文記録だけを直しても、すでに出したファイルには古い住所が残ることがあります。
- 担当者が変更後の届け先を確かめ、注文記録へ反映する。
- 送り状に渡すデータも更新し、古いデータと区別する。
- 印字する前に、変更後の注文記録と送り状の内容を照合する。
このような一件も確かめると、使い直すデータと、人の確認が必要な場所が見えてきます。自社でよくある変更を一つ選び、どの段階で情報が止まるかを相談してください。
今の仕組みを生かす範囲から相談する
相談するときは、現在使っているネットショップと配送の方法、同じ情報を書き直している作業をお聞かせください。商品を紹介する画面の改善と、注文後の作業を一緒に見れば、使い続ける部分と、変更する部分を考えやすくなります。
最初から仕組みの名前やつなぎ方を理解している必要はありません。普段の作業の流れと、困っていることを話せれば十分です。資料を使う場合も、個人情報を除いた伝票の様式や画面の例から確認できます。
羽曳野市で、ECサイトと出荷の作業を相談する
購入画面は動いていても、発送の準備に手間がかかっている。みやあじよでは、現在のECサイトと普段の作業を伺い、原稿・画面・仕組みのどこを変えるかからご相談いただけます。
今のネットショップを使い続ける方法も含め、必要な改修の範囲を一緒に考えます。羽曳野市のEC・ホームページ制作について相談する
