操作説明を受けた時は分かったつもりでも、後日一人で更新すると手が止まる。そんな引継ぎを避けたい時は、担当者本人が一件の更新を試す時間と、困った時の確認先を含めて依頼しましょう。説明する機能の一覧だけでなく、使う原稿と画像、公開前後に確かめることまで決めます。
例えば、大阪市で検査用の治具をつくる会社が、実績を自社で追加する場面を仮定します。更新を兼務する担当者が、用意した原稿と写真を使って一件分を練習します。制作側の画面を見続ける説明会から、担当者が下書きをつくり、表示を見直す説明会へ変える案です。
説明してほしい更新を、一件選ぶ
「管理画面の使い方を教えてほしい」から一歩進めて、実際に担当する仕事を伝えます。この会社なら、実績の題名と文章を入れ、写真を選び、一覧での見え方を確かめる仕事です。文章の修正だけか、新しい実績の追加もするかで、説明してもらう範囲が変わります。
操作する人と、掲載内容を確かめる人も分けます。兼務担当が入力をできても、取引先名や写真を出してよいかまで判断するとは限りません。誰の確認を受けて掲載へ進むかを決めておくと、操作説明の中で「ここからは社内確認」と分かる区切りをつくれます。
本人の画面で、素材から表示確認まで試す
練習には、実際の更新に近い長さの原稿と、使用範囲を確認した画像を用意する案があります。使うパソコンや担当者用の画面で試し、入力できる欄と触らない欄を確かめます。説明者の画面ではできた操作が、自分の画面でも同じようにできるかを見ます。
最初に、どこで練習するかを制作側と決めます。確認用の環境や未公開のデータを使えるか、どの操作が公開につながるかを確かめます。実在する顧客名や社外へ出せない写真を練習用として扱わず、何をどこまで操作してよいかを先にそろえます。
- 本人が、用意した題名・文章・写真で一件の下書きをつくる。
- 表示を開き、写真、文章の区切り、一覧の見え方を確かめて直す。
- 掲載内容の確認相手と、公開してよい状態を確かめる。
- 公開を許可された練習なら、反映後のページと一覧まで開いて確かめる。
実際の公開をしない説明会なら、最後の確認をどの画面で練習するかを別に決めます。公開したつもりにならず、本番で初めて行う作業と、その時に確認してもらう相手を残します。保存した画面だけで説明を終えず、利用者が見るページへどう進むかまで確かめます。
操作の迷いと、掲載内容の判断を分ける
写真の入れ方が分からない、保存した内容をどこで見直すか分からない、といった迷いは、制作側に操作を確認する場面です。一方、治具の用途をどこまで書けるか、納入先の名前や写真を掲載してよいかは、社内や必要な相手が確認する内容です。操作説明を受けたことだけで、掲載の判断まで済んだことにはしません。
困った時には、無理にほかの設定を試す前に、どこで止めて連絡するかを決めます。例えば、写真を入れた後の表示が見本と違う、保存の結果が分からない、触る予定のない欄を変えてしまったかもしれない場面です。表示中の画面と行った操作を伝え、次に進んでよいかを確認する練習も含められます。
説明者はすぐに代わって操作するだけでなく、担当者がどこで迷ったかを確かめます。押すボタンを覚えれば進めるのか、欄の名前が分かりにくいのか、掲載内容を決める資料がないのかで、直す仕事は違います。入力欄の説明や画面の整理が必要なら、操作説明とは別の改修として比べます。
後から使う見本と、初回更新の相談先を残す
説明会の後に、練習した一件の完成見本と、迷った箇所の確認方法を見返せるようにします。画面付きの短い手順や、説明を記録する方法を、制作側へ相談できます。記録する場合は、画面に出す情報と保存先も先に決めます。全機能の大きな資料をそろえることだけを目的にせず、次の一件で使える説明を残します。
初回の更新で質問できる範囲も確かめます。どの窓口へ、画面や対象URLなど何を伝えるか、操作の質問と原稿の相談のどこまでを依頼に含めるかを決めます。説明会の後もすべて無料で対応してもらえる、すぐ返答がある、といった前提を置かず、相談できる期間や方法を確認します。
依頼の時には、担当する更新、参加する人、練習する素材、説明後に一人で行いたい作業を伝えます。まだ素材がそろわなければ、何を用意するかから相談できます。一度の説明で全操作の習得を約束するより、実際に試せた範囲と、次回確かめる範囲を分けて残す形です。
自社で実績を追加する担当者向けに、操作説明をお願いしたいです。説明を聞くだけでなく、原稿と写真を使って一件の下書きから表示確認まで本人が試す時間を設けたいです。公開前の社内確認、迷った時に止める場面、初回更新で質問できる範囲も含めて相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。大阪市で、自社更新の画面と操作説明の範囲を相談するから、担当者が行いたい更新をお聞かせください。何を説明してもらうべきか分からない段階でもご相談いただけます。練習する作業と素材、入力画面の見直しが必要な箇所を整理し、対応範囲と費用を確認します。
