会社サイトの更新を一人で続けるのは難しい。担当を二人に増やしたいけれど、同じページを直して上書きしないか心配。まずは、原稿を作る、画面へ入力する、内容を確かめる、公開する仕事を分けましょう。工程を分担する案と、ページを分担する案を同じ更新で比べ、不在時の受け渡しまで決めます。
ここでは、堺市の設備会社で、営業が実績の情報を集め、総務が会社情報を管理している場面を仮定します。二人へ同じ操作を増やすより、どこで待ち時間や重複が起きているかから、更新方法を考えます。
操作を増やす前に、一件の更新を分ける
例えば新しい実績を載せる時は、営業が写真と説明を集め、掲載できる内容を確認し、誰かが画面へ入力して表示を確かめます。会社情報の訂正なら、総務が正しい情報を確定する仕事が先です。「二人とも更新担当」とだけ決めると、何を確認して引き渡すかが残ります。
内容を知る人と、編集操作ができる人は同じとは限りません。営業の説明を総務が入力する案でも、実績の事実や公開できる範囲は営業へ確かめます。確認する人を増やす時も、各人が何を見るかを決め、二人で同じ原稿を最初から作らない流れにします。
工程で分ける案と、ページで分ける案
この会社なら、画面操作を総務へまとめる案と、実績は営業、会社情報は総務が入力する案を比べられます。次の表は、仕事内容の違いを見るための例です。公開を操作する人と、公開前の確認は別にそろえます。
| 更新の場面 | 原稿と入力を分担する案 | ページを分担する案 |
|---|---|---|
| 実績を追加する | 営業が原稿と写真を渡し、総務が入力する | 営業が実績の欄へ入力し、確認へ渡す |
| 会社情報を訂正する | 総務が内容を確かめ、入力する | 総務が会社情報を管理し、変更を共有する |
| 担当者が不在になる | 入力を代わる人と、渡した原稿の状態を示す | 代わる対象と、作業中のページを示す |
工程で分ける案は、操作する場所をまとめられますが、総務の入力待ちが残るかもしれません。ページで分ける案は、それぞれが入力できますが、二人が同じ基準で表示を確認し、共通部分を重ねて直さない方法が必要です。人を増やす目的が、情報を集める負担の軽減なのか、入力待ちを減らすことなのかで比べます。
共通情報と、一件の進み具合をそろえる
実績ページにも会社案内にも電話番号を載せている場合、両方の担当が別々に直すと内容が分かれるおそれがあります。この会社では、共通の連絡先は総務が正しい値と変更箇所を管理する例で考えます。一か所の変更で各ページへ反映できるかは、今の作り方を調べます。手作業で直す箇所が残るなら、その確認も分担へ入れます。
一件の更新には、「作業中」「確認待ち」「反映済み」など、二人が同じ意味で読める状態を付けます。営業が実績を入力している間に総務も同じ記事を作らないよう、対象ページと作業する人を共有します。連絡表で分かるようにする案と、更新画面にも状態を出す案を、件数と必要な制作から比べます。
同じページを代わりに直す時は、最後に保存した案と、これから変える箇所を確認して引き継ぎます。作業を始めたという連絡だけでなく、元の担当が編集を終えたかもそろえます。二人で操作できることと、同時の編集や上書きへの対応が整うことを分けて確認します。
二人の権限で、普段の操作と代行を試す
WordPressの公式資料では、利用者の役割によって、編集や公開など行える操作が異なることが説明されています。ただし「編集者」などの名前だけで、実績だけを直せる、会社情報へ触れられない、といった担当別の制限まで決まるとは考えません。必要な対象と操作を、実際のアカウントごとに試します。
営業は実績の下書きと写真の追加、総務は会社情報の訂正と表示確認を行うなど、普段の一件で確かめます。公開する担当は、確認済みの内容を見つけて反映できるかを見ます。担当不在時には、誰へ連絡して、どの対象を代わりに直すかも試します。急ぎの変更の判断と操作は、会社の体制に合わせて決めます。
営業が実績、総務が会社情報を扱う二人の更新体制にしたいです。原稿と入力を分担する案、担当ページへそれぞれ入力する案を比べたいです。共通の連絡先、確認待ちの表示、公開する人、不在時の代行をそろえ、同じ記事を二重に作らない方法を相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。堺市で、二人で続けるサイト更新と入力画面を相談するから、今の編集方法と二人が担いたい仕事をお聞かせください。分担が未定でも構いません。入力欄、確認、公開、操作説明に必要な仕事を整理し、対応範囲と費用を確認します。
参考資料
- WordPress.org「Roles and Capabilities」（役割により、編集や公開など行える操作が違うことを確認）
