いまの保守会社との契約は続けたいけれど、ホームページの一部だけを別の会社に直してもらいたい。そんな場合は、現在の保守に含まれる仕事と、今回追加する改修を分けて相談します。別会社へ依頼できるかは、契約やサイトの構成によって異なります。
先にそろえたいのは、何を変更し、誰が公開し、誰が仕事で使えることを確認するかです。ここでは、問い合わせフォームに項目を一つ足す場合を例に、社内担当・いまの保守会社・追加する改修会社の三者で確認することを考えます。
保守を続ける会社と、今回だけ改修する会社を分けて考える
保守を続けることと、一部改修の依頼先を増やすことは、別の判断です。新しい会社に改修を頼んでも、これまでの保守が同じ条件で続くとは限りません。今回の変更が、現在の保守対象にどう関わるかを確かめます。
たとえば、いまの会社にWordPressの更新やバックアップを任せながら、フォームの改修だけを別会社へ相談する場合があります。このとき、新しい会社が画面を直せるかに加え、改修後に不具合が出た場合の連絡先も決めておく必要があります。
「今後はすべて新しい会社へ連絡する」とすると、保守を継続する会社へ変更が伝わらなくなるかもしれません。反対に、今回の改修まで既存の保守料金に含まれると思い込むと、依頼した仕事と契約の範囲が食い違います。まず、残す仕事と追加する仕事を書き分けましょう。
保守会社そのものを替えたい場合は、確認する資料や契約終了までの流れが異なります。その場合は、WordPress保守会社の乗り換え時に確認することも参考になります。
直したい画面と、変えずに続けたい仕事を伝える
フォームへ「相談したいサービス」の項目を追加したいとします。受付後に社内で担当を選びやすくするための変更で、今の通知先はそのまま使いたい、という状況です。「フォームを使いやすくしてください」よりも、このように目的と残したい運用を添えると、確認する対象を絞れます。
最初は、対象のページURL、追加したい項目、何に困っているかをメモにします。入力する人へ見せる名称や選択肢が未定なら、その点も伝えます。プログラムやファイルの名前まで調べてから相談する必要はありません。
また、項目を足すことと、通知先を自動的に振り分けることは別の変更です。今回は今の通知先を残すのか、選択内容によって送り先も変えたいのかで、調べる範囲が変わります。新しい項目が画面に出れば終わりなのか、受け取った通知にも内容を載せたいのかまで考えてみてください。
IPAの要件定義ガイドの案内では、システムを業務で使う部門が、要求を決める過程に主体的に関わる必要性を説明しています。［1］フォームの改修でも、仕組みの確認は依頼先へ任せながら、何のために項目を増やし、社内でどう使うかは依頼側から伝えることが大切です。
いまの保守会社には、改修後も続く範囲を確かめる
別会社との作業日程を決める前に、現在の保守会社へ変更内容を伝えます。第三者が改修する場合の条件、事前に確認してもらう内容、改修した部分の扱いを聞きましょう。契約書や案内だけで分からない点は、担当者に確認した回答を残します。
たとえば、次のように相談できます。すでに別会社へ発注済みと受け取られないよう、まだ依頼前であることも伝えます。
現在の保守は継続したまま、問い合わせフォームに項目を一つ追加したいと考えています。別会社への依頼を検討している段階です。第三者が改修する場合の条件と、改修後に保守していただける範囲を確認できますか。事前の確認作業に費用がかかる場合は、その範囲も教えてください。
「変更した箇所は確認が必要」「作業後の調査は別途相談」といった回答があれば、追加する会社へ伝えます。保守を続ける契約があるだけで、他社の変更による不具合もすべて同じ料金で直してもらえる、と決め付けないようにします。
条件が分からないまま双方へ作業を頼むと、後からどちらが何を確認するか決め直すことになります。依頼側の窓口を一人決め、両社へ別々の内容を伝えないよう、回答と未確定の点を同じメモにまとめておきましょう。
追加する会社には、調査から公開後の確認まで相談する
改修を相談する会社には、現在の保守を継続することと、保守会社へ確認した条件を伝えます。そのうえで、見積りに含まれる調査、変更作業、公開前の確認、公開後の対応を確かめます。画面上は小さな変更でも、既存の仕組みを調べる作業が必要な場合があります。
フォームなら、入力画面だけでなく、送信後の画面や社内への通知も確認の対象です。今回増やす項目がどこへ渡り、担当者が何を見て受付処理をするかを説明します。確認用の環境を用意できるか、本番へ反映する前に何を見られるかは、依頼先に現在の構成を確認してもらいます。
依頼先がフォームを送信して動作を確認する作業と、社内担当が通知を受け取り、必要な内容が分かることを確かめる作業も分けます。「送信できました」という連絡だけで、普段の窓口へ通知が届き、受付に使えることまで確認済みとはしません。
初回の問い合わせは、サイトURLと変更したい内容から始められます。パスワードや実際の問い合わせデータをフォームへ送らず、詳しい確認が必要になった段階で、共有する範囲と方法を担当者へ相談してください。
公開前に、三者の担当と作業する日時をそろえる
同じ時間に二社が変更すると、どの作業で何が変わったか追いにくくなります。公開する日時と担当を決め、その前後に保守作業や社内更新を予定していないか確認します。止める必要がある作業と時間は、両社が環境を確認して決めます。
次は、今回の一部改修について三者で使う相談メモの例です。担当名がまだ決まっていない欄は「未定」のまま渡し、誰に決めてもらうかを相談できます。
| 確認すること | 決める担当 | 残しておく内容 |
|---|---|---|
| 作業する日時 | 社内窓口と両社 | 公開予定、重ねない作業、連絡先 |
| 変更前の控え | 取得する会社と判断する担当 | 保存する対象、戻す必要が出た場合の相談先 |
| 公開する作業 | 今回の改修で合意した担当 | 変更箇所、反映の連絡、確認を始める時刻 |
| 仕事としての確認 | 社内の受付担当と改修会社 | 通知の受信、追加項目の内容、対応する窓口 |
| 保守への共有 | 改修会社から保守会社へ | 変えた場所、確認結果、今後の扱い |
控えがあることと、どの状態へ戻せるかは別の確認です。改修中に新しい問い合わせが入るサイトでは、古い状態へ戻すことで何に影響するかも考える必要があります。戻す方法や条件は担当者に確認し、社内だけで本番の操作を決めないようにします。
問題を見つけた場合も、両社へ別々に修正を頼まず、決めた窓口へ状況を伝えます。どの画面で何が起きたか、確認した時刻、業務への影響をそろえると、対応を相談しやすくなります。公開後の確認が済んだら、今回変えたことを保守会社へ共有して一区切りにします。
いまの保守を続けたいことから、一部改修を相談する
まず、直したいページを一つ選び、「今回変えたいこと」と「変えずに続けたいこと」を書いてみてください。フォームの項目を足したい、今の通知先は残したい、という程度からでも、依頼する範囲を考え始められます。
みやあじよでは、現在のサイトや管理環境、契約の範囲を確認し、維持する作業と追加の改善を分けてご相談いただけます。確認の結果、部分的な変更だけでは難しい場合も、必要な作業と理由を確かめながら進めます。
どこまで直すか決まっていない方も、現在のサイトURLと困っていることから、ホームページ保守・運用の相談をご覧ください。
