オフィス移転会社のホームページでは、運ぶ荷物と、新しいオフィスの席・棚を結び付けて案内します。机や箱を何個運ぶかに加えて、どの部門の何をどこへ置き、配置や配線のどこまでを頼めるかが分かると、企業の担当者は社内の準備と合わせて相談できます。
トラックや作業中の写真だけでは、移転先の配置から相談できるのか、決まった配置図に沿って運ぶ仕事を受けるのかが伝わりません。自社が受ける範囲を、依頼企業が「新しい場所でどう仕事をするか」と対応させることが大切です。
この記事は、摂津市で法人の事務所引越しや移転準備を受託する会社の経営者・営業担当者に向けた、サイト構成の考え方です。図・表・文例は案内づくりの説明例です。運搬や工事の方法を指示するものではなく、実際に提供する仕事を読み手へ伝えるために使います。
部署の荷物と、新しい席・棚を同じ案内で見せる
移転する企業は、「営業部の荷物を運ぶ」という説明だけで、当日の行先まで伝えたつもりになることがあります。しかし、新しいオフィスで営業部が複数の場所へ分かれるなら、部署名だけでは置く席が決まりません。みんなで使う資料を、個人の席へ運ぶ書類と区別したい場合もあります。
サイトには、旧オフィスにある荷物と、新オフィスの行先を対応させる例が役立ちます。たとえば、営業の机と資料は営業の席へ、管理部で使う書類は管理の棚へ、という関係です。実際の部屋を細かく再現するより、荷物のまとまりと行先を同じ名前で読めることを優先します。
摂津市鳥飼上に本社所在地を掲載する大豊エクスプレスの会社概要と、同社のオフィス引越しの案内を見ると、荷物の移転に加え、配置の提案、配線工事、不要になった資材の回収を紹介しています。車両で運ぶ仕事だけに説明を絞らず、前後に相談できる内容も示した公開例です。
自社のページでも、配置を考える相談から受けるなら、その入口を運搬の説明の前に置けます。配置図が決まってから受ける会社なら、決まった図と荷物をどう照合するかを示します。他社の案内にある仕事を足すのではなく、営業が普段どの段階から相談を受けているかを起点にします。
旧拠点と新拠点で部門名や席の番号を変える場合は、両方の呼び方をつなぎます。サイトの図で使う名前も、相談時の資料とそろえます。色だけで行先を示すより、「営業の席」「管理の棚」のような文字を添えると、どの荷物の話かを説明しやすくなります。
運搬・配置・配線で、引き継ぐ相手を見せる
「オフィス移転一式」という言葉を使うなら、その中で自社が受ける仕事を続けて示します。荷物を新拠点へ運ぶこと、机や棚を決めた場所へ置くこと、家具を組み立てること、配線や機器をつなぐことでは、必要な打合せと担当が変わります。
日本通運のNXの移転サービスは、移転に関係する配置の提案、家具購入、電気や電話・社内通信の配線工事などを、個別の項目として紹介しています。一括して相談する窓口と、扱う仕事の内訳を両方見せる構成が参考になります。二社の提供範囲を組み合わせて、自社も同じ内容を受けると説明するものではありません。
説明を作るときは、作業名の横に「誰に何を確かめるか」を置きます。依頼企業がすでに通信の専門会社へ頼んでいるなら、その仕事を移転会社の標準サービスへ重ねません。自社が窓口になって調整する仕事と、自社の担当者が直接行う仕事も、実態に合わせて書き分けます。
| 相談する仕事 | 自社の案内に載せること | 企業側と合わせること |
|---|---|---|
| 荷物を運ぶ | 対象の家具・書類・機器と、受ける区間 | 旧拠点の荷物と、新拠点の行先 |
| 席や棚へ配置する | 配置図に沿って受ける作業と、組立の範囲 | 配置を決める担当と、使う図の版 |
| 配線・機器をつなぐ | 自社が受ける内容、別の担当へ相談する内容 | 依頼済みの専門会社と、準備の分担 |
| 業務で使えるかを確かめる | 引渡し時に自社が確認する範囲 | 企業内の利用担当と、残る確認 |
| 残す物・不要な物を扱う | 保管や回収など、相談を受ける仕事 | 運ぶ物との区別と、別途の依頼先 |
パソコンを決めた席へ置くことと、会社で使うメールや社内の仕組みを使えることは同じではありません。移転会社がどこまでを確かめ、企業側が何を試すのかを説明します。サイトの「完了」が、荷物の引渡しを指すのか、別の確認まで含むのかが分かる案内です。
費用の説明も、この区分と合わせます。運搬の見積もりと、配置変更や追加の接続作業の相談を同じ料金に見せないようにします。金額が決まる前なら、何の資料と現地条件から依頼範囲を確かめるかを示すことで、次の打合せにつながります。
一斉の移転と、部署ごとに動く移転を話せるようにする
同じ会社の移転でも、全員が同じ日に移るとは限りません。営業部は旧オフィスで仕事を続け、管理部から先に移す計画なら、運ぶ荷物のまとまりと、残る部門が使う物の両方を考えます。「移転日」の欄だけでは、どの部門の予定なのかが伝わりません。
サイトでは、企業が考えている移転の進め方を、概要から相談できるようにします。一斉に移る予定か、部門を分ける予定か、まだ決まっていないか。日付を確定できない人にも、先に使い始めたい部門や、旧拠点で続ける仕事を話してもらう入口を作れます。
共有の書類や機器は、複数の部門が関わる点も説明に添えます。先に移る部署の荷物へまとめると、旧拠点に残る人が使えなくなる物も考えられます。サイトで移す時期を決めるのではなく、誰が使っている何の物かを聞き、企業内で決める担当へ戻せる案内にします。
新拠点の準備も、部門の予定に対応させます。席の配置、家具の準備、配線の打合せなどに別の担当が関わるなら、どの相談が進んでいて、何が未定かを伝えられるようにします。仕事を止める時間や再開日時を、問い合わせの内容だけで約束する文章にはしません。
計画を変更したときの連絡先も必要です。移す部署が増えた、席の並びを変えた、書類を別の棚へ運びたい、といった変更が、荷物の数と配置図のどちらへ関わるかを照合します。サイトの相談名と、打合せで使う資料の名前を合わせておくと、変更の対象を説明できます。
運ぶ物・残す物・預ける物を、別の行先として示す
旧オフィスにある物が、すべて新オフィスへ移るとは限りません。新しい家具を使うため残す机、後で必要になるため一時的に預けたい資料、別の拠点へ運びたい機器など、行先が異なる物を分けて話せることが大切です。
荷物の一覧には、物の名前だけでなく、予定している行先や扱いを対応させます。まだ決めていない物は、未定と分かるようにします。箱数を正確に入力させる前に、「運ぶ対象をどこまで決めているか」を伝えられる入口があると、担当者は次の確認を案内できます。
自社が一時保管を受けるなら、どんな対象と予定から相談するかを紹介します。不要な資材の回収を受ける場合も、運搬の説明へ黙って含めず、その仕事の案内へつなぎます。旧拠点に残した物が、自動的に回収の依頼になるような書き方は避けます。対象と引渡しの条件は、担当者が個別に確かめる内容です。
原状回復など、旧オフィスを返す際の別の仕事を紹介する場合は、誰が窓口になり、どの範囲を相談できるかを明記します。運搬会社の紹介ページへ載っているという理由だけで、移転の基本料金にすべて含まれるようには見せません。自社が扱わない場合は、依頼企業が用意する仕事として伝えます。
写真や図も、この区分に合わせます。移転先で整ったオフィスの写真だけでは、荷物の運搬、配置の提案、別の担当が行った工事のどれを自社が受けたのかが分かりません。掲載できる実績があるなら、写真の近くに担当した範囲と、企業側の準備を短く添えます。
配置が決まる前でも、移転の概要から相談できる
初めて担当する人は、新しい席の配置を決めてからでないと連絡できないと思うかもしれません。配置の相談から受ける会社なら、その段階を入口に書きます。決まった計画に沿って運搬を受ける会社なら、必要な資料と、未確定の部分がある場合の相談先を示します。
最初の項目は、新旧の拠点、移す部門と主な荷物、考えている時期、頼みたい仕事など、移転の概要を伝えるものにします。図面や荷物の一覧を後から受ける運用なら、すべての情報を初回から必須にする必要はありません。次の文例は、社内で配置を検討している企業が相談する場面です。
部署単位の移転を相談する例
営業部と管理部の移転を検討しています。旧オフィスと移転先は決まっていますが、新しい席と棚の配置は相談中です。机・書類・パソコンの運搬に加え、配置と組立をどこまでお願いできるか知りたいです。通信の配線は別の会社へ相談しています。今ある配置資料から、必要な打合せを案内してもらえますか。
この例では、荷物の種類だけでなく、配置が未定であることと、別の会社へ相談している仕事が分かります。人数や箱数が分かる場合は添えてもらい、分からない場合にどう相談を進めるかを、受付の案内へ合わせます。
配置が未定の相談を受けた後の返信例
事務所移転のご相談を受け付けました。移す部門と主な荷物、新旧の拠点、現在お持ちの配置資料についてお知らせください。資料の共有方法をご案内し、配置の検討状況と、別途ご依頼中の配線などの担当を確かめます。そのうえで、当社が受ける作業と、下見や打合せで確認する内容をご相談します。
返信は、その会社が実際に行う案内へ直して使います。問い合わせを受け付けた時点と、作業範囲・日程・見積もりが決まる時点を分けて示すことが大切です。担当者がまだ資料を見ていない段階で、すべての準備や希望日を引き受けたようには書きません。
企業が資料を更新した場合も、前の相談とつながる案内にします。配置図のどの版を使うか、荷物の一覧と誰が照合するかを決め、返答する窓口を知らせます。資料の中身を公開サイトへ載せる必要はなく、共有方法は相談の段階に合わせて案内できます。
一つの部門を例に、サービス紹介から打合せまでたどる
制作前には、普段の移転計画から一つの部門を選びます。どの荷物を、どの席や棚へ移すか。移転会社が何を受け、企業側と別の専門会社が何を用意するか。この内容を、営業資料、配置図、見積もりの項目と照らします。
その部門について、サービス紹介、図、相談欄、返信文を続けて読んでみます。紹介では「配置から相談」と書き、相談欄では完成した配置図が必須になっていたら、受付の実態へ合わせて直します。運搬の問い合わせに、まだ頼んでいない回収や工事が含まれて見える箇所も見直します。
図は、実際の建物の細かな間取りを公開するためのものではありません。部署の荷物と行先、作業ごとの担当が読み取れれば、初めての人にも依頼の仕方を説明できます。図にある席や棚の名前が本文にもあり、図を見ない人も同じ関係を読めることを確かめます。
公開後に多い質問も、説明を見直す材料です。「配置は誰が決めるのか」「配線は別の会社へ頼めるか」「部門を分けて移せるか」など、よく聞かれる点に応じて、該当する仕事の近くへ案内を足します。受けるサービスが変わったときは、一覧の見出しだけでなく、図・料金の対象・相談後の案内も一緒に更新します。
オフィス移転で頼める仕事を、配置から伝えるサイトへ
運ぶことは伝わっていても、配置の相談や移転後の準備まで見えていない場合は、普段の打合せ資料から整理できます。みやあじよでは、自社が受ける作業と依頼企業の準備を基に、サービス紹介、説明図、問い合わせへの案内を考えます。
部署と荷物の行先を、どのようにページへ載せるか迷ったら、摂津市のホームページ制作・見直しのご相談をご覧ください。現在の営業資料やサイトを使って、伝える内容と制作する範囲からご相談いただけます。
