ホームページ制作の初回打合せを前に、「社長も営業も事務も呼んだ方がよいのか」「窓口の自分だけで話してよいのか」と迷うことがあります。全員の予定を合わせようとして、相談の日が決まらない場合もあるでしょう。
まず当日に確かめたいことを挙げ、その話を説明できる人と、判断する人を選びます。目的や事業の方針、顧客への説明、日々の更新では、詳しい人が異なります。関係する人が当日出られないときは、事前に聞くことや、打合せ後に確かめることを決めれば、窓口一人でも相談を始められます。
役職よりも、その日に話したい内容から選ぶ
たとえば、堺市の製造業の会社が、ホームページで自社の加工の仕事を伝え直したいと考えているとします。社長はこれから受けたい仕事を考え、営業は初めての取引先から聞かれることを知り、事務の担当者は今のサイトの更新を行っています。
この場合、社長に話を聞くだけでは、顧客が相談をためらう点や更新の手間が見えないかもしれません。一方、窓口の担当者が顧客の質問を把握していても、会社として何を優先するかをその場で決められるとは限りません。次のように、話題ごとに説明と判断の相手を考えます。
| 打合せで扱う話題 | 話を聞く相手の例 | 確かめたいこと |
|---|---|---|
| どの仕事を伝えたいか | 社長・事業の責任者 | 今後受けたい仕事、優先して伝える強み、方針を決める人 |
| 取引先は何を知りたいか | 営業・顧客対応の担当者 | よく聞かれる条件、説明に使う資料、相談前に分かると助かること |
| 公開後に誰が直すか | 事務・現在の更新担当者 | 更新する内容、今の手順、作業にかけられる時間 |
初回に「何が問題かを整理したい」のであれば、現状を知る窓口が話し、方針の判断は持ち帰る進め方もあります。反対に、事業の優先順位をその日に話し合いたいなら、判断する人の参加を相談します。聞き取りの場なのか、方針を決める場なのかを制作会社と共有すると、必要な参加者を選びやすくなります。
三人が揃わない日は、確認を打合せの前後に分ける
先ほどの会社で、社長と窓口は参加でき、営業は外出中、事務は打合せ時間に別の業務があるとします。この日は「会社として伝えたい仕事を整理する」ところまでを話す、と決める方法があります。
営業には事前に、最近の商談で説明に困ったことを一つ聞きます。窓口は、その答えを打合せで伝え、社長には今後受けたい仕事との関係を話してもらいます。更新の細かい手順はその場で断定せず、事務に後から確かめる項目として残します。
持ち帰る際は、「更新について聞く」のような大きな問いを、その人が答えられる問いへ絞ります。たとえば事務への確認なら、「製品写真を差し替えるとき、誰が写真を集め、誰が画面を直していますか」と聞くと、実際の作業を確かめられます。分からない部分は、現在の依頼先へ確認することも含めて相談します。
メモには、確かめる内容、確認する相手、返答が必要な時点を残します。「写真を入れ替える方法は事務に確認し、更新方法の提案を決める前に返す」といった書き方です。方針を決める前に必要な答えと、制作が進んでからでも確かめられる答えを、制作会社と分けておきましょう。
窓口が一人でも、社内の確認先をつないでおく
窓口は、話の受け渡しをまとめる役割です。自分が知らない業務や、権限のない方針まで、一人で答える必要はありません。打合せでは「ここは営業に聞いた内容です」「この方針は社長の確認が必要です」と、情報の出どころと未決定の点を添えます。
確認が何度も止まるなら、次の回の一部だけ関係者に入ってもらう方法も相談できます。最初から毎回同じ顔ぶれを決めるより、次に何を話すかに合わせて、参加・事前確認・事後確認を選ぶ方が自社に合う場合があります。
初回の日程を決める連絡では、今の状況をそのまま伝えて構いません。
加工の仕事の伝え方を見直したく、初回は社長と窓口の私が参加する予定です。営業には顧客から聞かれることを事前に確認します。更新担当は同席が難しいため、後で聞く項目を打合せで整理したいです。この進め方でよいか、当日に話す内容と合わせて相談できますか。
まだ参加者を決められない場合も、堺のホームページ制作・改修をみやあじよに相談するから、今のサイトや気になっていることをお聞かせください。みやあじよでは、事業のお話を伺い、伝える内容やサイトの構成を整理するところからご相談いただけます。誰に何を聞けばよいか迷っている段階でも構いません。
