ホームページ制作の見積書にある「ディレクション費」。打合せや連絡の費用だと思っていたものの、何を任せる項目なのか社内で説明できず、判断に迷うことがあります。
この項目を読むときは、情報整理、関係者への確認、制作担当への指示、変更の整理のうち、どの仕事を頼むのかを聞いてみてください。打合せの回数に加え、決まったことを残すメモや、制作へ渡す指示など、何を作ってもらうかと対応させると、発注側に残る仕事も見えてきます。
ディレクション費を、具体的な調整の仕事へ言い換える
ホームページ制作では、事業の説明や写真を集め、何を載せるかを決め、原稿や画面を作る担当へ伝えます。その途中で関係者の確認を取り、変更する内容と作業への影響を整理する場面もあります。こうした制作を進めるための調整について、「ディレクション費」に何を含めているかを確認します。
同じ名称でも、連絡の窓口や日程の調整を中心にする場合と、資料を読み解いて要望を整理するところまで頼む場合では、仕事の範囲が違います。見積書の名称だけで、含まれる作業量や成果物を決めつけないようにしましょう。
最初の質問は、「この費用で、誰がどのような調整を行いますか」です。その後に、必要な資料を整理する人、確認する内容をまとめる人、制作担当へ指示を渡す人を確かめます。「進行管理一式」と説明された場合も、実際の場面で聞いてみます。
営業・総務・代表が確認する会社案内を例に考える
ここでは、新しい会社案内ページを作るとき、営業は頼める仕事を詳しく伝えたい、総務は会社情報を正しく載せたい、代表は会社の考え方を伝えたい、と考えている場合を例にします。実在企業の進行体制や、制作会社の標準サービスを示す例ではありません。
それぞれの要望を聞いただけでは、どの情報をどこへ載せるかは決まりません。会社案内の冒頭で伝えること、別の事業紹介で詳しく説明すること、事実を確認して載せることに整理し、その案を自社で確かめる仕事が必要です。
調整を依頼する場合は、この整理案を誰が作るかから相談します。制作会社に話をまとめてもらい、営業・総務・代表がそれぞれ必要な箇所を確認し、最終的な方針は自社で決める、といった分担が考えられます。役職が多いという情報だけでなく、何が決めにくいかまで伝えてみてください。
連絡窓口を中心に頼むか、情報整理まで頼むかで、自社が用意するものも変わります。次の表は、同じ案件で分担を変える相談例です。
| 担当を確かめる仕事 | 連絡を中心に頼む例 | 情報整理も頼む例 |
|---|---|---|
| 資料と要望の整理 | 自社で要望をまとめ、制作会社へ渡す | 制作会社が必要な情報を聞き、整理案を作る |
| 決まったことのメモ | 自社で意見をまとめ、決定内容を返す | 制作会社が確認する点をまとめ、自社が確定する |
| 修正指示の整理 | 自社で確認済みの指示を一つにまとめる | 制作会社が変更の目的や影響を整理し、自社確認後に指示へまとめる |
担当者が社内の調整を兼務していて、意見をまとめる時間が取りにくいなら、その部分を相談する材料になります。一方、自社で内容を整理できるなら、確認済みの資料を渡す進め方も考えられます。どちらが合うかを、自社に残る作業と一緒に確かめましょう。
会議の回数と一緒に、残る資料と判断を確認する
打合せ回数は、依頼内容を知る材料の一つです。加えて、その前に誰が資料を読み、何を決めるために集まり、終わった後にどんな記録を残すかを聞きます。回数だけでは、会議の間に進める情報整理や確認の仕事までは分かりません。
たとえば、発言を記録したメモがあっても、どのページへ何を載せるかが未決定なら、制作担当への指示にはまだつながりません。整理した案、未決定の点、誰が確認するかが分かれば、次に進める仕事を考えやすくなります。
受け取りたいものは、自社が使う場面から挙げます。社内へ共有する決定メモ、ページへ載せる情報の一覧、変更点をまとめた指示などです。名称や書式を一律にそろえるより、誰が読み、何を確かめるための資料かを相談してください。
制作会社に整理を頼む場合も、会社情報が正しいか、公開してよい内容か、方針を決める人は誰かという確認を分担します。整理案を作る仕事と、自社の事実や判断を確定する仕事を結びつけておきましょう。
追加の調整が必要になる場面も聞いておく
途中で別の部署が加わる、いったん決めた掲載方針を変える、新しい資料を踏まえて説明を組み直す。こうした変更があるなら、現在の費用に含まれる調整と、別に確認する作業を聞いておきます。追加が必要かどうかを、名称や会議の回数だけで判断しないためです。
確認する際は、関係する人と、決めにくいことを具体的に伝えます。次のように聞けば、自社の案件で任せたい仕事と費用の範囲を結びつけられます。
会社案内の制作では、営業・総務・代表の確認が必要です。担当者だけでは意見をまとめにくいため、載せる情報の整理案と、決まったことのメモを作るところから相談したいです。ディレクション費にはどの作業が含まれ、当社は何をまとめて返す分担でしょうか。方針変更で調整が増える場合の扱いも教えてください。
返答を受けたら、担当する仕事、受け取る資料、自社が確認して返すことを、見積もりと一緒に残します。費用が変わる条件がある場合は、追加作業へ進む前に何を相談するかも確かめておきましょう。
社内の意見や資料をどう整理すればよいか迷っている方は、大阪のホームページ制作・改修を相談するから、関係する部署や決めにくいことをお聞かせください。みやあじよでは、事業のお話を伺い、伝える内容と制作の方針を整理するところからご相談いただけます。資料や進め方が決まっていない段階でも構いません。
