更新を頼んでも返答が遅い。直してもらった文章が、伝えたかった内容と違う。これからの改善案も出てこない。不満が重なると、今の制作会社に相談し直すべきか、別の会社を探すべきか迷うことがあります。
依頼先を変えるか決める前に、連絡、説明の内容、更新方法、これから必要な制作の四つに分けて、直近の依頼を一件たどってみましょう。今の依頼範囲で進め方を直せるのか、別の作業を新しく頼む必要があるのかが、分けやすくなります。
ここで確かめたいのは、不満が起きた場所と、次に必要な仕事です。制作会社を変えることだけを目的にせず、何ができるようになれば困りごとが解消するかを言葉にしていきます。
最後に困った更新依頼を、一件だけたどる
まずは、「対応が遅い」と感じた依頼のメールやメモを一つ開きます。いつ何を頼み、先方からどんな返答があり、その後どこで止まったかを順に確認します。過去のやり取りを全部調べる必要はありません。次の相談で説明できる一件を選びます。
たとえば、研修会社が新しい講座の案内を掲載してほしいと依頼した場合を考えます。原稿と写真を送り、公開を待っているのに、更新されない。ところが依頼の履歴を見ていくと、まだ受付の返答がない場合、制作側が作業中の場合、開催日時について自社の確認待ちになっている場合で、次に確かめることが変わります。これは状況を整理するための例で、実在する会社の対応を示すものではありません。
受付の返答がなければ、届いているかと、今後の連絡方法を確認します。作業中なら、依頼を受けた時点で共有した予定と、現在の見通しを聞きます。社内の確認待ちなら、誰が何を決めて返すかを決めます。予定が変わったときに知らせてもらう方法も含め、次の一件からどう進めるかを相談しましょう。
確認した履歴は、「返事がないことが多い」という印象だけでなく、「この依頼は受付の返答がなく、進んでいるか分からなかった」のように書きます。日付や依頼内容が残れば、先方も経緯を調べやすくなります。即時の返答を一方的に求めるより、どの段階で何を知らせ合うかを決める材料にしてください。
連絡の問題と、新しく頼みたい仕事を分ける
一件の流れが分かったら、困っている内容を次の四つに分けます。同じ「更新しづらい」でも、窓口の進め方を直す話と、サイトの仕組みを変える話は別です。
| 困っているところ | 具体的な場面 | 今の会社へ聞くこと |
|---|---|---|
| 連絡 | 依頼が届いたか、いつ進むか分からない | 受付と作業予定を、どの方法で共有するか |
| 説明の内容 | 講座の対象者や特長が、意図と違う文章になる | 文章の整理は誰が担当し、どの段階で確認するか |
| 更新方法 | 受付終了の表示も、そのたびに依頼しなければ変えられない | 自社で変えたい箇所は、今の仕組みで対応できるか |
| 必要な制作 | 新しい講座を、今ある案内だけでは説明しきれない | 新しいページの構成や原稿作成を、別の仕事として頼めるか |
文章が意図と違う場合は、渡した原稿の差し替えだけを頼んだのか、話を聞いて文章にする仕事まで頼んだのかを確かめます。前者なら、自社で原稿を確定させて渡す分担かもしれません。後者を必要としているなら、取材や原稿作成を追加で相談する余地があります。
「提案がない」という不満も、何について提案してほしいかを具体的にします。頼んだ文章の更新を受け付ける仕事と、サイトを調べて改善案を考える仕事は、同じ範囲とは限りません。月々の依頼内容に何が含まれているかを確かめ、今後必要な仕事との違いを整理します。
また、自社で変えたい項目があるなら、実際にどの画面の何を変えるかを見てもらいます。「簡単に更新できるようにしてほしい」だけでなく、「講座の受付中・終了を自分で切り替えたい」と伝えるほうが、現在の仕組みの確認や改修の相談につながります。
今の制作会社へ、次の進め方まで聞く
困った場面と、今後できるようにしたいことを分けたら、現在の依頼先へ確認します。不満の経緯を説明した後、次の依頼からどう進めるかまで聞き、返答を継続して頼めるかの判断に使います。
先日の講座案内の更新では、依頼後にどこまで進んでいるか分からず、社内で公開予定を共有できませんでした。今後は、受付と作業予定をどの段階で教えていただけますか。当社の確認が必要な箇所も知りたいです。また、講座の特長を文章から整理していただきたい場合、現在の依頼範囲に含まれるか、別の作業になるかも伺えますでしょうか。
返答を受けたら、制作会社が行うこと、自社が返す確認、別に見積もりを頼むことを短く残します。「今後は気をつけます」という返答だけで終わらせず、どの連絡や確認を変えるかが分かる形にします。新しい作業に費用がかかるなら、範囲を確認してから依頼しましょう。
返答をもとに、継続と別の依頼先を比較する
受付や確認の進め方を具体的に決められ、次の依頼で状況を確認できるなら、今の制作会社と続けて改善する方法を検討できます。自社の承認を返す窓口が決まっていないなど、社内にも直したい点があれば、一緒に整えます。
必要なのが文章の整理や新しいページの制作なら、今の依頼に追加できるかを聞きます。更新の連絡が遅いことと、新しい仕事に対応できるかは別に確認してください。新たな作業が今の範囲に含まれないと分かっただけで、会社を変えなければならないわけではありません。
一方、相談しても担当範囲や進め方を確認できず、同じ困りごとが繰り返される場合や、今後必要な仕事を引き受けてもらえない場合は、別の会社に頼める内容を比較する材料になります。そのときは、「今の会社を変えたい」に加えて、「依頼の受付と予定を共有したい」「原稿の整理から任せたい」など、次に求める仕事を伝えましょう。
会社を変えることと、サイトをすべて作り直すことは、分けて相談します。今のサイトのどこを残したいか、何を変えたいかを伝え、調査が必要ならその範囲と費用を確認します。変更を決めた後の管理情報や引継ぎについては、WordPress保守会社を乗り換える時の引継ぎチェックリストで確認できます。
まだ継続か変更かを決められない段階でも、現在のサイトと困っている一件から相談を始められます。堺のホームページ制作・改修をみやあじよに相談するから、気になっていることをお聞かせください。事業のお話を伺い、必要な説明や制作・改修の範囲を一緒に整理します。
