ホームページを作った後、社内で文章を直したり、写真を会社案内に使ったりしたい。そのために「PDFや画像だけで足りるのか」「編集用データも必要なのか」と迷うことがあります。
受け取るデータは、見るための資料、公開に使うファイル、後から編集するデータに分け、次に行う仕事から相談しましょう。形式の名前だけで選ばず、誰が何を直すか、使う環境や素材は何か、どこまで利用できるかを制作前に揃えます。すべての元データが当然に渡るとは考えず、受渡しの対象と費用を確かめます。
「後で使いたい」を、誰が何をするかに変える
たとえば、大阪市の会社で、総務は公開後に事業説明の一文を直し、営業はその説明を紙の会社案内にも使い、別の制作担当には写真を使った案内物を頼みたいとします。同じサイトの材料でも、次の仕事によって必要な受け取り方が変わります。
| 次に行いたい仕事 | 相談する受渡しの例 | 受け取る前に確かめること |
|---|---|---|
| 公開ページの文章を社内で直す | 確認済みの原稿と、更新する画面・方法の説明 | 誰がどの箇所を直し、公開まで行うか。操作を確認できるか |
| 紙の会社案内へ説明を使う | 文章のデータ、紙面を直すなら対象の編集用データ | 文章だけ使うか、配置も直すか。担当者が使う環境で扱えるか |
| 写真を別の案内物へ使う | 用途に合う写真ファイルと、使える範囲の情報 | 必要な大きさや加工、媒体、別担当への受渡しの条件が合うか |
総務がサイトの文章を更新したいなら、確認用PDFを受け取ることだけでは、更新の仕事が決まりません。更新する箇所と担当者、画面で行う作業を相談します。原稿ファイルを直すことと、公開ページへ反映することも分けて確かめましょう。
営業が紙の案内に文章だけを使いたいなら、完成したページの見た目に加え、どの版の文章が確認済みか分かることが役立ちます。紙面の配置まで変える予定なら、使うソフトや編集する担当へ渡すデータも話が変わります。「PDFが欲しい」より、次の仕事を伝える方が、受渡しの対象を選べます。
データと一緒に、使う環境・素材・利用条件を確認する
「編集用」と呼ばれていても、受け取る担当者が予定の仕事をできるかは別に確かめます。どのソフトで開くか、使う版や書体、画像などの素材は何か、対象の文章や配置をどのように変えるかを聞きます。形式名だけで編集できる・できないと決めず、必要な箇所を実際に扱えるか確認する方法を相談しましょう。
PDFも、何のために受け取るかを添えます。社内で見た目を確かめる資料なのか、紙への出力に使いたいのか、後から内容を変えたいのかを伝え、その仕事に合うファイルかを確認します。画像も、確認用の見本、Webへ載せるもの、別の媒体で使うものを混同しないようにします。
写真の例では、別の制作担当へ使いたい媒体や仕上がりの大きさを伝え、必要なファイルを相談します。Web用に用意した画像だけで、希望する大きさの紙面にも使えるとは決めません。写真と、その写真を載せた完成ページの画像も区別して、どちらを受け取るのか揃えます。
利用条件も、ファイルとは別に確認します。文化庁の資料では、利用の許諾と著作権の譲渡を分け、利用許諾は契約で定めた方法や条件の範囲で行うものと説明しています。また、制作を依頼して作品を受け取ったことだけで、著作権まで譲渡されるわけではないとしています。
この会社なら、写真をWeb以外へ使うこと、文章や配置を直すこと、別の担当者へ渡して作業を頼むことを事前に伝えます。使う写真・イラスト・書体などに、それぞれどんな条件があるかを依頼先へ確認します。元データを受け取れたことを、すべての素材を制限なく使えるという意味にはしません。
制作前に、受け取る範囲と一つの修正作業を揃える
打合せでは、後から行いたい仕事を出し、納品対象となるデータ、対象外のもの、含まれる素材と説明、追加で必要になる費用を確認します。「データ一式」だけで終えず、受け取るものと、できる予定の仕事を対応させましょう。
たとえば、次のように、受け取る担当と用途を添えて相談できます。
- 総務が事業説明を一文直したいので、原稿から公開ページへ反映する方法を確認したい。
- 営業が紙の会社案内へ文章を使いたいので、確認済みの原稿の受渡しと利用範囲を揃えたい。
- 別の制作担当へ写真の利用を頼みたいので、用途に合うファイルと、渡して使う条件を確認したい。
受取後に初めて困らないよう、確認方法も先に決めます。実際に担当する人が資料を開く、対象の一文を変える、Webへ反映する手順を見るなど、必要な仕事に合わせて確かめます。どの版の原稿や素材を出発点にするか、更新したものをどこへ残すかも揃えておきます。
自社で編集する準備がない場合は、必要なときに制作会社へ修正を頼む案も比べられます。使わないデータまで集めることを目的にせず、自社で続ける仕事と依頼する仕事、費用を見て受渡しを選びましょう。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、内容や構成・デザインを整理するところからホームページ制作・改修をご相談いただけます。大阪市で納品データを含むホームページ制作を相談するから、公開後に直したいことや、別の資料へ使いたい内容をお聞かせください。形式や担当する環境が未定でも、次に行う仕事から整理できます。受渡しの対象、利用条件や対応できる作業と費用は、内容に合わせて確認します。
参考資料
文化庁：誰でもできる著作権契約マニュアル「著作権に関する契約について」（利用許諾の範囲と、作品の納品・著作権譲渡の区別について）
