学会のサイトで発表内容を送った人が、「参加の登録も終わった」と思っている。一方、事務局では演題の提出を受けただけで、その人の参加手続きは別に残っている。同じ人が同じ大会のサイトを使うために、二つの手続きが一つに見えてしまうことがあります。
学会や研究会のサイトでは、発表する内容を送る「演題登録」と、人が参加するための「参加登録」を、対象と目的から分けて案内します。両方が必要な発表予定者には、二つの説明を行き来できるようにします。必要な手続きと順番は、その学会の主催者が確認した現在の規則に合わせます。
ここでは、大阪市の事務局や、学会サイトの制作を検討する運営担当者へ、入口、受け付けた後の案内、受付状態の分け方を紹介します。演題の学術的な評価や採否、研究倫理、参加料金の規則を決める内容ではありません。
同じ人が、発表内容と参加について別々に手続きする
「演題」は、発表する題目や内容を指す言葉です。演題登録のページでは、発表名、発表者、内容の説明など、主催者が求める情報を提出します。参加登録では、その人が大会に参加するための手続きを案内します。同じ氏名や連絡先を入力しても、受け付ける用件は異なります。
公開例として、第78回済生会学会・令和7年度済生会総会の演題募集ページは、筆頭演者に参加登録を済ませてから演題を登録するよう求めています。募集は終了済みです。この過去の案内から参考にするのは、演題と参加が別の手続きで、関係する条件を同じページから確認できる構成です。［1］
同ページは、大阪市北区中之島のコングレ内にある運営事務局の連絡先を、学会事務局とは別に案内しています。自会のサイトでも、演題に関する連絡をどこで受けるかを確認し、参加方法についての問い合わせ先と同じか違うかを示します。連絡先を並べるだけでなく、その窓口へ何を尋ねられるかを添えましょう。
自会の案内では、まず「発表を予定している人が行うこと」と「発表せずに参加する人が行うこと」を事務局で確かめます。発表する人は常に参加登録が先、と一般化して書くのではなく、今回の大会の規則を確認できる場所へつなぎます。
同じ人が行う二つの手続きは、必ずしも一つのアカウントや番号で管理されるとは限りません。別の登録先を利用しているなら、その違いを隠さず説明します。利用者に見える画面の名前と、事務局で受ける用件が対応していることを優先します。
二つの入口で、何を受け付けるかをそろえる
トップページへ二つのボタンを並べるだけでは、違いが伝わらない場合があります。「演題登録へ進む」の近くには発表内容の提出を扱うことを、「参加登録へ進む」の近くには参加する人の手続きを扱うことを添えます。リンク先の見出しでも同じ意味が続くようにします。
演題のページでは、内容の提出を案内する
演題の案内では、今回の募集で提出する内容、対象となる発表の区分、確認や修正の方法、連絡先を、主催者の決めた説明に沿って置きます。参加するための登録と関係する条件があるなら、入力先へ進む前に読める位置へ示します。
指定された演者向けのページと、一般に募集する演題のページがある場合も、対象を区別します。日本スポーツ整形外科学会2026の指定演題登録ページは、一般演題を登録する窓口ではないことを示しています。自会でも、似た名前のボタンを並べる際は、誰の提出先かを主催者の案内で確かめます。［2］
ここでサイト制作側が決めるのは、確認された規則をどの位置で読めるようにするかです。必要な項目、発表できる条件、提出後の取扱いを、画面を簡単にするためだけに省略したり、別の大会から持ってきたりはしません。
参加のページでは、人の参加を案内する
参加登録の案内は、参加方法、対象者、今回必要な手続き、受付後の確認先へつなぎます。演題を提出した人にも参加の手続きが必要な運用なら、その旨と正式な案内へのリンクを、参加のページにも置きます。
発表せずに参加する人には、演題の提出を求める入口へ回り込ませないようにします。一方、参加の登録を済ませた発表予定者が、演題の提出も終わったと受け取らない説明も必要です。「大会への登録」という広い名前だけで、二つの完了をまとめないことが大切です。
次の表は、架空の学術大会サイトの掲載内容を整理する例です。必要な入力項目や受付の条件を増やすための表ではなく、自会の現在の案内と照らし合わせるために使います。
| 案内する手続き | 受け付ける対象 | 別に確かめること |
|---|---|---|
| 演題を送る | 発表する題目や内容、発表者の情報 | 参加登録との関係、提出後の確認・連絡先 |
| 参加する人を登録する | その人の参加について必要な情報 | 発表する場合の演題手続き、参加の案内を受ける方法 |
演題ページから参加の案内へ移るリンクと、参加ページから演題の案内へ戻るリンクは、同じ大会の同じ開催回を指しているか照合します。別々の担当者が更新する場合は、片方を直したときに、もう片方の説明も確認する担当を決めておきます。
受付通知には、終えた手続きの名前を残す
送信後に「登録が完了しました」とだけ出ると、何が終わったかを思い出しにくくなります。画面、メールの件名、本文の冒頭へ、演題の提出なのか、参加の受付なのかを残します。次に必要なことも、受け付けた用件に合わせて示します。
日本スポーツ整形外科学会2026の指定演題案内は、抄録の登録内容が送信されるメールを受領通知として説明しています。ここで確認できるのは、発表内容の提出に対する通知です。参加の登録や演題の採否まで、同じ通知で確定したと読み替えないことが大切です。［2］
次は、内容の提出と参加を別々に受ける架空の研究会で、演題の受領を知らせる文例です。実際の学会から届くメールではありません。
演題の提出を受け付けました。提出した内容の確認方法は、演題募集の案内をご覧ください。発表予定者に必要な参加の手続きは、参加案内で別にご確認ください。
参加の受付では、受け付けた範囲に合わせて別の文を作ります。参加に必要な確認が残る運用なら、それを省かず続けます。次の文例も、受付後に事務局が必要な案内を伝えると仮定したものです。
参加の登録内容を受け付けました。参加方法と、今後ご確認いただくことをご案内します。発表を予定している方は、演題募集の案内から提出の手続きもご確認ください。
同じ連絡先へ二通のメールが届く場合も、重複した通知と誤解されない件名にします。演題に関する案内、参加に関する案内と区別し、今回の用件を確認できるページへつなぎます。自動返信を作る前に、その通知で何を受け付けたと言えるかを、事務局と確認します。
登録番号が別々に発行される運用なら、問い合わせる際にどちらの番号を使うかも示します。演題の番号と参加の番号を同じ呼び名で案内せず、確認先と組にします。実在の番号や登録情報を、公開用の文例へ流用する必要はありません。
演題と参加の受付状態を、別々に更新する
演題募集が終わっても、参加の受付は続いている場合があります。逆に、片方の案内がまだ公開前ということもあります。どちらか一方の更新を、大会全体の「受付中」「受付終了」という一つの表示へまとめないようにします。
架空の研究会で、「演題募集は終了し、参加登録は受付中」と仮定してみます。演題のページには募集が終わったことと、提出済みの内容について確認する案内を置きます。参加のページには、現在の参加方法と登録先を置きます。この仮定の状態を、参照した実在の学会の現状として載せるものではありません。
終了した演題のページも、提出済みの人が確認のために開くことがあります。募集ボタンを消すだけで、提出後に読む案内や問い合わせ先まで見つからなくしないようにします。修正できるか、確認だけできるかなどの扱いは、現在の主催規則へつなぎます。
検索結果や以前のメールから、過去の募集案内へ直接来る人もいます。対象の開催回を読み取れる表示と、そのページで今できることを残します。期限の数値を前年から写したり、確認前の採否や次回予定を付け足したりせず、事務局が確定した情報を反映します。
外部の登録先まで、発表予定者の用件でたどる
外部の演題システムや参加登録サービスを使っていても、大会サイトの役割は残ります。どの説明を読んで、何をするために外へ進み、手続き後はどこを確認するかを、サイト側でつなぎます。外部の画面を変更できるかどうかと、サイトの説明を整えることを分けて相談します。
公開前は、発表を予定している人の用件で、演題と参加の二つの入口をたどります。必要な順番を自会の規則から確かめ、それぞれの登録先と通知の案内まで、同じ対象の説明が続くかを見ます。正式な受付へ確認用の内容を送るのではなく、事務局が用意した確認方法と画面の見本で照合します。
次に、発表せず参加する人、演題を提出済みで確認先を探す人の用件でも読みます。二つの手続きが別という説明を強めた結果、参加だけの人へ演題提出を求めたり、提出済みの人を新規登録へ戻したりしていないかを確かめます。
制作会社へは、現在の募集案内、参加案内、外部の登録先、受付後の画面やメールの見本を渡します。案内文とリンクの整理で足りる範囲、既存システムの管理者へ確認する範囲を具体化できます。新しい登録システムを作ることを先に決めず、今回の大会で必要な説明から考えます。
演題と参加の違いが伝わる、大阪市の学会サイトへ
演題登録は発表する内容、参加登録は参加する人を扱う案内として分けます。両方を行う人には、現在の主催規則を確認できる位置と、それぞれの手続き後に届く案内を対応させましょう。
みやあじよでは、現在の登録先と事務局の資料をもとに、募集・参加の説明、受付状態の表示、確認先へ進むリンクを整えるサイト制作をご相談いただけます。二つの登録について同じ質問が届く場合は、大阪市のホームページ制作をご覧ください。
