通訳会社のホームページでは、対応する言語に加えて、会議がどう進み、参加者がどの言葉を聞くかを示します。発言を区切って訳を伝えるのか、発言と並行して通訳音声を届けるのか。その違いを説明したうえで、通訳者の手配、会議の音声や機材、当日の操作・進行のうち、何を頼めるかへつなぎます。
「オンライン通訳に対応」という一文だけでは、会議の準備から配信まで含まれると思われることがあります。通訳者の手配と会議支援を行う会社の経営者・営業担当者に向けて、初めて依頼する企業にも仕事の範囲が伝わるサービスページの作り方をご紹介します。
言語名の次に、どんな会議を助けるか伝える
英語、中国語などの対応言語は、相談先を探す大切な情報です。ただし、同じ二つの言語を使う会議でも、講演を聞く場と、参加者が交互に質問する商談では、話の進み方が違います。言語一覧の次に、実際に相談を受ける会議や場面への入口を置きます。
たとえば「海外の取引先と話す」「講演を別の言語でも聞いてもらう」「会場と遠隔の参加者を交えて話し合う」といった案内です。主催者が実施したいことから読み始められれば、同時通訳・逐次通訳という名前をまだ知らなくても、詳しい説明へ進めます。
大阪市西区の株式会社ゴールデンブリッジは、オンライン同時通訳・逐次通訳と、会議システムの提案や運営を案内しています。通訳の形式と、会議を支える仕事を併せて説明する公開例です。自社でも、対応言語と会議形式だけを一列に並べず、それぞれ何を提供する案内なのかを読み分けられるようにします。
会議の名前から、通訳方法を一つに決め付けないことも大切です。「商談なら必ずこの形式」と案内するより、発言の仕方や参加者の組合せを聞き、担当者が必要な準備を確認する流れにします。ページは、主催者が自分の予定を説明するための手掛かりになります。
同時通訳と逐次通訳を、発言と聞く順番で示す
逐次通訳は、話者が発言を区切り、その内容を通訳者が訳して伝える形です。主催者に向けては、「発言する、通訳を聞く、次の発言へ進む」と説明すると、当日のやり取りを考えられます。どの程度で発言を区切るかなどは、会議の内容と担当者の打合せで合わせます。
同時通訳は、通訳者が話者の発言を聞きながら、ほぼ並行して訳を伝える形です。話者は通訳のために発言を一つずつ区切るのではなく、参加者は必要な言語の音声を聞きます。ホームページでは、発言と訳の音声が別のものとして届くことを、図と短い説明で示します。
ここで比較したいのは、会話の進み方です。どちらがいつも安い、正確、簡単と順位を付ける表にはしません。会議の目的、発言する人数、質問の有無、言語、会場や参加方法を確認したうえで、提案する形式と準備を案内します。
主催者が会議の長さを考える際も、図の幅を所要時間の比率として見せないようにします。予定している発言と通訳、質疑応答、休憩などを含めて担当者と相談できる入口へつなぎます。「この方式なら会議が何割短くなる」といった、確認していない成果を添える必要はありません。
通訳する言語の向きも、会議の内容と一緒に示します。日本語で説明し、別の言語で聞いてもらう場面と、その参加者から質問を受け、日本語で返す場面では、発言者が入れ替わります。対応言語の組合せだけで双方向のやり取りまで伝わるとせず、説明と質疑応答を分けて相談できるようにします。
二つの説明の近くには、「形式が決まっていない段階でも相談できるか」を置きます。選び方が分からない主催者へ、専門語を選んでからしか問い合わせできない画面を渡さないためです。希望する会議の内容から、形式を検討する相談へ進める案内にします。
対面・オンライン・併用で、音が届く道を説明する
通訳の形式と、参加する場所は別に確かめます。全員が同じ会場にいる会議、全員が離れた場所から参加する会議、会場と遠隔参加を組み合わせる会議では、誰がどの音声を聞くかが変わります。「オンラインにも対応」と書くときも、どの組合せを相談できるかを示します。
図では、話者、通訳者、会場の参加者、遠隔の参加者を分けています。主催者が確かめたいのは、会場の参加者が訳を聞けるかだけではありません。離れた場所の参加者にも必要な言語が届くか、質問する人の声が通訳者へ届くかも含めて考えます。
たとえば、会場での講演を遠隔の参加者も聞く場合と、遠隔の参加者から質問を受ける場合では、必要な確認が増えます。サービスページには「講演を聞く」「質問をする」などの行動を書き、どこまでを相談できるかを示します。一方向の配信だけを例にして、会場と遠隔で自由に話し合えると広げないようにします。
通訳者がどこから参加するかも、主催者が知りたい内容です。会場に来る形、離れた場所から参加する形など、自社が受ける方法を説明します。参加者が遠隔だから通訳者も必ず遠隔にいる、と場所をまとめて扱わず、会議ごとに確認する内容として案内します。
具体的な回線、会議ソフト、マイクなどの構成は、通訳と音声の専門担当が確認する範囲です。サイトの概念図では、何を聞き、何を話す予定なのかを整理します。特定ソフトの過去の紹介から、現在の機能や料金プランを決め付けて掲載しないことも必要です。
通訳・機材・会議進行の担当を分ける
主催者が希望する会議を説明できたら、次に頼める仕事を示します。通訳者を手配する仕事と、その音声を届ける仕組みを用意する仕事、当日に操作する仕事は同じではありません。まとめて受ける場合も、何を含む依頼なのかが読める案内にします。
| 仕事 | 自社が受ける内容の書き方 | 主催者と確かめること |
|---|---|---|
| 通訳 | 言語、通訳形式、当日の担当範囲 | 議題、発言する人、用語や事前資料 |
| 音声を届ける仕組み | 会場と遠隔への音声の届け方を、どこまで相談できるか | 会場設備や既存の会議方法との関係 |
| 当日の操作 | 接続や音声の確認などを、誰が担当するか | 操作する担当者と、問題時の連絡先 |
| 会議の進行 | 司会や発言の順番を管理する仕事まで受けるか | 主催者の進行役と通訳担当の連携 |
この表は、すべてを提供する前提の一覧ではありません。自社が実際に受ける仕事を残し、主催者側や別の会社が行う部分も示します。たとえば通訳を依頼するだけで、会議の招待、参加者の受付、配信の操作まで手配されるような見せ方にしないことが大切です。
「当日サポート」という言葉にも、対象を添えます。通訳に関する打合せと、会議ソフトを操作する窓口では、頼めることが違います。どの担当へ何を連絡するかが分かれば、主催者も自分たちで用意する人や仕事を考えられます。
機材の説明は、型番や台数を並べることから始めなくても構いません。主催者がしたいことと、会場にあるものを確かめ、必要な準備を担当者が提案する流れにします。機材を借りるだけなのか、設置や当日の操作も頼むのかを、通訳の依頼範囲と対応させます。
会場に設備担当者がいる場合は、その人と、主催者の進行役、通訳会社の窓口との関係も確認します。施設の設備を使うだけなのか、別に機材や操作担当を手配するのかを伝えられる案内にすると、準備する仕事の抜けや重複を、相談の段階で確かめられます。
費用の案内も、この範囲とそろえます。通訳の料金に、機材や当日の操作が含まれるか、別に確認するかを近くに置きます。相談前から一律の総額を作るのではなく、日程や言語、参加方法、担当する仕事を確かめて見積もる流れを示します。
資料と打合せで、当日の話し方を合わせる
初回の問い合わせでは、会議の目的、予定日、言語、会場と遠隔参加の有無、発言や質問の予定を、分かる範囲で伝えてもらいます。議題や発言者がまだ確定していない場合も、その段階から相談できるかを案内します。最初から機材や通訳方法をすべて決めてもらう必要はありません。
形式が未定でも、会議の内容から相談できる文例
以下は、初めて通訳を頼む主催者が送る相談の例です。実在する会議の日程や人数は設定せず、何を話し、誰が参加する予定かを伝える形にしています。
海外の取引先への説明と質疑応答を予定しています。会場から話す人と、離れた場所から参加する人がいます。使う言語と参加方法の概要をお伝えしますので、通訳の形式と、準備する仕事の分担から相談できますか。
この入口の後で、担当者が会議の概要を確かめます。資料を受け取る場合も、何を、いつ、どの方法で共有するかを案内します。公開フォームへ機密の議事資料を一律に添付させず、まず資料の有無と内容の概要から相談できるようにします。
大阪市北区のプロスパー・コーポレーションは、依頼内容の確認、見積もり、事前準備、リハーサル、業務当日を分けて案内しています。自社のページでも、資料を受け取るだけで終わらせず、発言の進め方や担当者の連携をいつ合わせるかが分かる説明にできます。準備の条件は、自社が実際に受ける内容に合わせます。
主催者に残る仕事も、一緒に伝える文例
次は、通訳者の手配と事前打合せを受け、配信設定や当日の操作は主催者側で行うと仮定した掲載例です。会議運営まで受ける会社なら、その実際の担当範囲へ書き換えます。
通訳者の手配と、通訳に向けた事前打合せをご案内します。会議の配信設定と当日の操作は、主催者側でご担当いただく範囲です。会場・遠隔の参加方法と、操作を担当する窓口をお知らせください。
「すべてお任せください」とまとめるより、主催者が誰へ相談し、何を用意するかを考えられる案内です。リハーサルを行う場合は、誰が参加し、何を確かめるかも添えます。録画や字幕を提供するなら、それぞれ相談できる範囲を別に示し、通訳だけの依頼に自動で含めないようにします。
一つの会議例から、サービス案内を整える
サイトを見直すときは、普段相談を受けている会議を一つ選び、対応言語の一覧から問い合わせまで読んでみます。主催者が、発言と通訳の順序、参加する場所、聞く言語、依頼する仕事をつなげて説明できるかを確かめます。
対応言語は分かるのに形式が選べないなら、発言の順序を示す図を補います。通訳と会議支援の違いが読めないなら、頼める仕事の説明を整えます。すべてのページを一度に作り直すより、営業で繰り返している説明が途切れる場所から手を入れられます。
確認には、準備の途中で参加方法が変わる場面も使えます。当初は会場で聞くだけの予定だった人が、遠隔から質問する形へ変わったとします。その変更を、参加方法の説明だけでなく、通訳者へ届く声と当日の操作担当の相談へつなげられるかを読みます。空欄になった部分が、補うべきサービス説明です。
図や文例は、通訳の手配担当と、会議の音声・機材を確認する担当が読み合わせます。図にある参加方法と自社が受ける仕事が合っているか、主催者側に必要な担当が説明されているかを確かめます。提供方法が変わったら、言語一覧だけでなく、形式の説明と問い合わせ後の案内も一緒に更新します。
会議で頼める仕事が伝わるホームページへ
対応言語は伝わっていても、会議のどこまで頼めるかを毎回説明している。そんな場合は、普段の提案書と今のサイトから、発言と通訳の進み方、参加方法、担当する仕事を整理できます。みやあじよでは、通訳サービスの説明と相談の入口をつなぐホームページ制作・改善をご相談いただけます。
原稿や必要な機能が決まっていなくても、今の案内で困っていることからお聞かせください。大阪市のホームページ制作・改善のご案内からご相談いただけます。
