ホームページの公開日が決まると、「その日が納品日で、社内でもすぐ更新を始められるのだろうか」と気になることがあります。ページが一般に見えることと、担当者が操作を覚え、必要な資料を受け取っていることは、それぞれ確認したい内容です。
公開、主要な機能の確認、更新操作の説明、資料・管理情報の受渡しを分け、何を終えたら引き渡しとするかを揃えましょう。同じ日に行う場合も、別の日に分ける場合もあります。日付だけでなく、確認する人と、できたことを確かめる方法を決めます。
公開できる状態と、社内で使う準備を分ける
たとえば、大阪市の会社が新しいサイトを公開し、その後は総務が実績を追加する例を考えます。公開時には、一般の人が事業内容を読み、必要なページへ進み、案内された相談先を使えるかを確認します。相談を受ける担当にも、受付方法と届く内容を確かめてもらいます。
一方、総務が次の実績を自社で追加するには、入力する画面、使う原稿や写真、確認から公開までの操作を理解する必要があります。公開できたという連絡だけでは、この準備を終えたかは分かりません。
操作説明を公開前に行い、担当者が準備してから公開する案もあります。公開後に説明する予定なら、それまでに必要な更新を誰が受け持つかを相談します。公開と操作説明の順番を一律に決めず、自社が使い始める仕事に合わせて揃えましょう。
| 分けて決めること | この例で確かめる内容 | 日付と一緒に残す条件 |
|---|---|---|
| 一般への公開 | 公開するページ、案内するURL、読み手が使う相談先 | 誰が公開し、どの範囲を見て確認するか |
| 主要な機能の確認 | 実際に使う案内や受付が、決めた内容で動くか | 確認方法と担当、未完了の項目があれば対応先 |
| 更新操作の説明 | 総務が実績一件を入力し、確認から公開まで試す | 説明に使う画面・素材、参加者、試せた仕事 |
| 資料・管理情報の受渡し | 合意した原稿・画像・操作資料と、管理・相談の情報 | 何を誰へ渡し、受取確認するか。残る作業は何か |
説明を聞くだけでなく、担当者が一件の更新を試す
この会社なら、操作説明には実績一件分の原稿と写真を用意し、実際に担当する総務の人が参加します。説明する人が画面を動かすのを見るだけでなく、担当者自身が入力し、内容を確認し、公開した表示まで確かめる仕事を相談しましょう。
WordPressでは、編集や公開など、行える操作が利用者の役割・権限で異なります。そのため、説明者が使う画面だけでなく、総務が実際に使う権限と画面で、予定の作業を試せるかを確認します。どこで社内の確認を受け、誰が公開するかも揃えます。
練習する場所と公開の扱いは、制作会社と先に決めます。練習用の内容を一般へ出すことにならないか、実際の実績を使うなら事実や写真の確認が済んでいるかを確かめます。操作の説明は、公開してよい内容を判断する仕事の代わりにはなりません。
試した後は、できた操作と、まだ分からない箇所を残します。写真を用意する方法が分からない、確認を頼む人が未定など、画面以外の準備が残る場合もあります。それぞれの確認先と、最初の更新までに何を揃えるかを決めましょう。
受け取る資料を、最初に行う仕事へつなげる
資料の受渡しでは、合意した対象を誰が受け取り、どこへ置き、何に使うかを確認します。この例なら、実績の原稿や写真、操作の説明資料、次の更新で困ったときの連絡先を、総務が辿れるようにします。資料が送られたことと、担当者が受け取って使えることを分けて確かめます。
管理に関する情報も、実際の管理担当と受渡し方法を先に揃えます。すべての情報を社内の全員へ同じ形で配るのではなく、必要な担当が必要な作業を行えるよう、渡す対象と確認先を相談します。受け渡した資料の一覧には、対象の版と未受取のものがあれば残します。
納品するファイルの形式や利用範囲は制作前に決め、その合意したものをいつ受け取るかを確認します。ここで「データ一式をもらったから、すべての編集や管理ができる」と広げず、最初の実績追加に必要な準備が揃ったかへ戻って考えます。
未完了の仕事と、その後の相談範囲を残す
公開後に残る説明や資料、確認したい点がある場合は、対象、担当、次に確認する時点を一覧にします。公開したという理由で全部完了にせず、どこまでを今回の引き渡しに含み、何を別の作業として進めるかを相談します。未完了の内容が公開や受付の目的に影響するなら、その扱いも確認します。
公開後は総務が実績を追加する予定です。ページと相談先の確認に加え、担当者が一件の更新を試す説明と、必要な原稿・写真・操作資料の受渡しをお願いしたいです。それぞれをいつ、誰が確かめ、残った作業をどう扱うかを、納品日の相談と一緒に揃えたいです。
引き渡し後の質問や修正についても、窓口、対象、期間と費用を確かめます。今回の制作で残る作業と、その後に新しく頼む更新・改善が混ざらないようにしましょう。自社が運用を始めた後も、担当者が何をどこへ相談できるか分かる状態にしておきます。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。大阪市で公開と引き渡しを含むホームページ制作を相談するから、公開後に担当する人と、行いたい更新をお聞かせください。体制や資料が未定でも、使い始める仕事から必要な確認を考えます。説明・受渡しの対象、時期と費用は、制作内容に合わせて確認します。
参考資料
WordPress公式：Roles and Capabilities（利用者の役割と、編集・公開などの権限について）
