ホームページの仕事が増え、「Web担当を一人採用したい」と考えても、何を任せればよいかが曖昧なことがあります。原稿集め、日々の更新、デザイン変更、不具合の相談まで、すべてを「Web全般」としてしまうと、必要な仕事と担当範囲が見えにくくなります。
採用を考える前に、事実確認、日常更新、制作、技術の点検、改善の判断を分けましょう。社内で継続する仕事と、経験や体制を確かめて外部へ依頼する仕事を組み合わせます。採用する一人がすべてを担う前提にせず、任せたい仕事の量と、社内の確認先を具体的にします。
まず、いま発生している仕事を書き出す
たとえば、堺市の会社で、実績の追加がたびたびあり、会社情報は変更時に直し、必要に応じて画面も見直したいとします。現在は総務が素材を集め、制作会社へ登録を頼んでいるものの、社内確認に時間がかかっているという例です。
この会社では、実績を登録する操作だけでなく、現場から写真を集める、事実を確かめる、掲載する内容を決める、原稿にする、といった仕事があります。どこで止まるかを分けると、採用する担当者に何を続けてほしいかを考えられます。
書き出す際は、仕事が発生する場面、必要な材料、今の担当、止まっている理由を添えます。操作する人が足りないのか、現場の返答先が分からないのか、原稿から相談したいのかで、任せる仕事は変わります。将来やりたいことと、現在繰り返している仕事も分けておきましょう。
| 仕事と発生する場面 | 社内で揃える材料・判断 | 担当を決める前に聞くこと |
|---|---|---|
| 会社情報が変わったときの修正 | 正しい内容と、確認できる部署・人 | 原稿をまとめ、対象箇所を直し、公開確認するのは誰か |
| 新しい実績の追加 | 仕事の事実、写真、掲載する範囲、確認先 | どれくらい繰り返すか。素材集め・文章化・登録のどこを任せるか |
| 画面や機能を変えるときの制作 | 変えたい目的と、現場・受付の条件 | 設計・制作・表示確認を行う経験と作業時間を確保できるか |
| サイトの技術面の点検・更新 | 現在の管理先と、困ったときの連絡先 | 状態を把握し、更新や不具合時の対応を行う人と範囲は決まるか |
事業の事実と、改善の優先順位を確認できる体制にする
新しい担当者が来ても、その人だけで事業の事実をすべて確かめられるとは限りません。この会社なら、実績の内容は担当した現場へ、相談できる業務は営業や事業責任者へ確認します。誰に何を聞けばよいかを用意し、採用後に一から確認先を探す仕事へしないようにします。
どの実績を先に紹介するか、どんな相談を増やしたいかも、会社の方針とつなぎます。担当者や制作会社から改善案を出してもらう場合も、事業で優先したいことや、受付できる条件を伝えます。案を作る人と、事業の条件を確認して採用する人を揃えましょう。
たとえば「サイトを見やすくしたい」だけでなく、「新規の取引先へ、今回増やしたい業務の実績を見つけてもらいたい」と伝えます。担当者は、原稿や写真を集める仕事と、一覧の見せ方を相談する仕事を分けて進められます。操作を内製することだけを、改善の目的にはしません。
日常更新を社内で続け、制作を外へ頼む案も比べる
この会社では、社内のWeb担当が実績の素材を集め、確認を取り、今の画面へ登録する一方、画面の変更と技術面の点検は経験を持つ依頼先へ相談する案が考えられます。社内で続ける仕事がはっきりすれば、外部へ渡す原稿と、確認した条件も揃えられます。
別の案として、登録まで外部へ頼み、社内では素材と事実確認、改善の優先順位を取りまとめることもできます。登録の頻度、素材を準備する負担、外部との確認にかかる仕事を比べ、今の社内体制で続けられるかを考えます。
制作や技術の仕事も社内で行う案なら、必要な経験、作業できる時間、確認する人、不具合時に相談する先を具体的にします。採用する人の経験によって担当できる範囲は変わります。内製か外注かだけで優劣や費用の結論を出さず、同じ仕事の範囲で比べましょう。
任せる仕事と、任せた後の確認を一緒に相談する
採用に向けて期待する仕事をまとめるなら、「Web全般」の一言に加え、日常の仕事の例、社内で確認する人、外部へ依頼する仕事を示します。この例では、実績の素材収集・原稿整理・登録を続けることと、画面改修の窓口になることを分けて説明できます。
外部へ相談する際も、「採用するから依頼を終える」だけでなく、何を社内へ移し、何の支援を続けてほしいかを伝えます。操作の説明、原稿確認、制作や点検の対象、不具合時の窓口、費用を確認します。引き継いだ後の最初の実績追加など、実際の仕事で確かめる方法も相談しましょう。
社内で実績の素材集めと確認、日常の登録を続ける担当を置きたいです。事業の事実は現場と確認し、画面変更と技術面の点検は外部への依頼も考えています。社内へ移す作業と、引き続き相談する制作・点検の範囲、操作説明と費用を整理したいです。
担当者が不在のときも、確認済みの原稿、作業の記録、外部の連絡先を社内で辿れるようにします。すべてを一人の記憶に置かず、事実を確かめる人と作業の進み方が分かる状態を、採用や外注と合わせて整えましょう。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。堺市でホームページの制作・更新の分担を相談するから、現在のURLと、日々発生している更新の仕事をお聞かせください。採用や社内体制が未定でも、内側で続ける仕事と外部へ相談したい作業を整理できます。制作・操作説明・点検などの対象と費用は、内容に合わせて確認します。
