支店紹介の原稿を集めたら、一つの拠点からは長い説明文、別の拠点からは箇条書き、もう一つからは写真だけが届いた。資料はあるのに、ホームページへ載せる内容が揃わないことがあります。
資料の長さを揃える前に、全拠点で確かめる事実と、拠点ごとに聞きたい説明を分けましょう。所在地や受付時間などは同じ項目で集め、現場で異なる仕事は個別に残します。足りない内容は書き手が補わず、未確認の点と確認する人を示して聞き直します。
共通にするのは書式で、答えを同じにするわけではない
たとえば、大阪市に本社があり、三つの拠点を紹介したい会社を考えます。A拠点からは沿革を含む長文、B拠点からは対応業務と受付時間の箇条書き、C拠点からは設備や外観の写真が届いたとします。この段階で、A拠点の文体に合わせて全員へ書き直しを頼む必要はありません。
まず、既に届いた資料から、拠点名、所在地、相談先、受付時間、対応する業務を共通の欄へ移します。A拠点の文章に受付時間がなければ「未確認」と残し、C拠点の写真から対応業務を推測しないようにします。文章が長いことと、必要な事実が揃っていることは別です。
共通書式は、各拠点へ同じ内容を書かせるためのものではありません。受付時間や対応する仕事が違うなら、その違いをそのまま集めます。本社の情報を他拠点へコピーしたり、別の拠点で対応しているからと補ったりしないことが大切です。
各欄には、何を答えてほしいかも短く添えます。「時間」だけより「一般の相談を受ける時間。現場の稼働時間と違う場合は分けて記入」とした方が、掲載する意味を揃えられます。実際に必要な項目は、拠点の用途と、ページを読む人が確かめたいことから選びます。
共通欄と、現場の仕事を説明する欄を分ける
所在地などの事実を揃えても、拠点ごとにどんな仕事を相談できるかは残ります。「幅広く対応」「地域に密着」といった一言だけでは、違いが見えません。何を受け、どんな条件で対応し、相談を受けた後にどう進むかを、現場に聞く材料にしましょう。
| 集める材料 | 書式で揃える部分 | 個別に確かめる説明 |
|---|---|---|
| 拠点の基本情報 | 拠点名、所在地、相談先、相談の受付時間 | 来訪の可否や受付方法など、読み手が迷う条件 |
| 対応する業務 | この拠点で対応する仕事と、確認した担当 | 具体的に何を相談でき、他拠点へつなぐ仕事は何か |
| 現場の説明 | 紹介したい仕事、説明できる人、手元の資料 | 作業の場面や進め方、他拠点と違う条件 |
| 写真 | ファイル名、拠点名、写っている対象、確認先 | 何を伝えるために使えるか、掲載する範囲を確認できるか |
自由に説明する欄には、「この拠点へよく来る相談と、最初に聞くこと」「他の拠点へつなぐ場面」など、答える対象を添えます。文章として完成させることを必須にせず、箇条書きや、担当者が話せる具体例でも受け取れるようにします。
それでも「設備がある」としか分からない場合は、「その設備を使って、どんな依頼に対応できるか」を追加で聞きます。写真しか届かなかったC拠点なら、誰が何の場面か説明できるかを先に確かめます。写真の見た目だけから性能や対応範囲を文章にしないようにします。
空欄を「対応していない」と決めず、確認へ戻す
資料を整理するときは、「未確認」「この拠点では該当しない」「掲載しないと決めた」を分けておきます。空欄だけでは、聞き忘れたのか、対応していないのかが分かりません。たとえば写真がない拠点を、紹介する仕事もない拠点と扱わないようにします。
長文を短く直したときや、箇条書きを説明文にしたときも、整理した原稿を各拠点へ戻します。読みやすくしたつもりで、受付条件を広げたり、その拠点が行わない仕事まで含めたりしていないかを確かめます。元の資料と確認先が分かる形なら、質問が出ても戻れます。
本社は表記の揃え方や全社で共通の案内を確認し、各拠点は現場の事実を確認する、といった分け方ができます。実際の役割は社内で決め、誰が取りまとめ、誰がどの事実を確かめ、最終的に掲載してよいと返すかを残しましょう。
制作会社には、今ある資料と不足する点を伝える
全拠点の文章を完成させてからでないと、制作会社へ相談できないわけではありません。既に届いた資料と、共通欄で抜けている事実、説明を聞きたい箇所を渡し、原稿作成や聞き取りをどこまで頼むか相談できます。
三拠点から長文・箇条書き・写真で資料が届いています。基本情報と対応業務は同じ欄へ整理し、不足する事実は各拠点で確かめたいです。拠点ごとの仕事を伝えるための追加質問と、原稿案への整理、各拠点へ戻す確認の進め方を相談したいです。
依頼範囲では、共通書式を作る人、資料を集める人、追加で話を聞く人、原稿案を作る人を揃えます。聞き取りの対象や方法、各拠点の確認を取りまとめる範囲と費用も確かめます。原稿が揃った後に変わった情報を誰へ連絡するかまで決めておくと、古い版の掲載を防ぐ確認につなげられます。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページで伝える内容や構成・デザインを整理するところから制作・改修をご相談いただけます。大阪市で拠点紹介の原稿とサイト制作を相談するから、現在のURLと手元の拠点資料をお聞かせください。資料の量や形式が違う段階でも、どの情報を揃え、どこを追加で確認するかを考えます。原稿作成や聞き取りの対象、方法と費用は、内容に合わせて確認します。
