大阪市の情報保障サービスサイト｜その場で伝える文字と、後で読む記録を伝える

会議の後に議事録を受け取れることと、話している間に内容を文字で受け取れることは、異なる使い方です。文字を扱うサービスの一覧に両方が並んでいても、主催者が何を頼めばよいか分からないことがあります。「いつ、誰が、その文字を使うか」を示すと、仕事の違いを相談しやすくなります。

大阪市で会議やイベントの文字通訳・記録を扱う会社の経営者、営業担当者に向けて、その場への参加を支える文字表示と、後から参照する文字記録を分けるサービスページの作り方を紹介します。支援の方法は、利用する人の希望と、事業者が実際に提供できる内容を確かめて案内します。

文字を用意する目的を、使う時間から示す

最初に考えるのは、文字を作る処理の名前ではなく、文字を使いたい場面です。話し合いが進んでいる間に内容を確認したいのか。終わった後に、決まったことや発言を読み返したいのか。この二つを、同じ「文字にします」という説明だけでまとめないようにします。

情報保障は、必要な情報を受け取れるように、伝える方法や表示を整える支援です。ここでは、話している内容をその場で文字として受け取る仕事を取り上げます。文字があれば全員に同じ方法が合うと決めず、利用する人が希望する受け取り方を確認する案内へつなぎます。

大阪を拠点とするパソコン文字通訳みさきは、話し言葉を文字にして、その場で伝える役割を説明しています［3］。サービスページでも、単に文字のデータを作る仕事ではなく、会話が行われている場で使う文字だと伝えることが出発点になります。

図にするなら、会話の進行と、その場で文字を見る場面を並べ、後で記録を読む場面を別の位置へ置きます。文字の表示を頼んだ結果、自動的に保存用の記録も受け取れるという線にはしません。参加するための表示と、後に読む物を、どこまで提供するかは別に確かめます。

主催者が「議事録も欲しい」と考えている場合には、両方の希望を伝えられる入口を残します。二つの目的を説明することと、二つを必ず別々の会社へ発注させることは別です。自社が一緒に受ける仕事と、追加で確認する仕事を、実際のサービスへ合わせて案内します。

その場の文字表示は、誰がどこで見るかを伝える

その場で使う文字の案内には、会話の内容がどこへ表示され、利用する人がどこで受け取るかを添えます。会場の画面なのか、手元の端末なのか、遠隔で参加する画面なのか。単に「オンライン対応」とだけ書くより、使う場面を考える手掛かりになります。

西都速記は、利用者のそばで行う文字通訳とパソコン画面での表示、遠隔から参加して字幕を付ける仕事などを案内しています［1］。同社の会社案内には、大阪市淀川区西中島の所在地と、議事録・会議録、字幕などの事業も掲載されています［2］。文字を扱う複数の仕事を、使う場面へつなぐ公開例として参考になります。

自社のサービスページでは、案内する方法が会場向けか、遠隔参加向けか、両方を扱うかを確かめます。会議の名称だけで同じ方法へ振り分けず、利用する人と主催者が予定している場を説明できる構成にします。どの端末や会議サービスでも同じ表示ができるとは約束しません。

架空の掲載文なら、次のように書けます。

会話が行われている間に、その内容を文字で受け取るための支援をご相談いただけます。参加する場所と、文字を見る予定の場所、希望する受け取り方をお知らせください。表示方法と当社が担当する範囲を確認します。

これは、その場で文字を使う目的を伝える例です。実際の公開時には、自社が扱う場面と確認方法へ直します。参加する人に、聞こえ方や使う言語、希望する方法を制作側から一律に当てはめる説明にはしません。

見本を載せる場合は、表示場所が分かる範囲で、公開できる画面や説明用の見本を選びます。画面を大きく見せるだけでなく、その表示を誰が見る場面かを近くに添えます。実際の利用者や会議内容を使うなら、公開できる範囲を確かめてから掲載します。

後で読む記録は、受け取る物として別に説明する

会話の後で読み返す記録を作る仕事では、何を受け取り、誰がどの用途で使うかを説明します。その場で表示した文字を残す相談なのか、確認や編集を加えた記録を作る相談なのか。サービス名が似ていても、受け取る物と作業の範囲が同じとは限りません。

西都速記のサイトでも、生字幕や文字通訳の案内に加えて、文字起こしや議事録を扱う事業が示されています［1・2］。こうした区分を参考に、自社では表示の仕事に何が含まれ、記録の作成はどう依頼するかを分けます。表示用の文字が残ることを、確認済みの議事録が完成したことに置き換えないようにします。

記録の案内文を作るなら、例えば次のように示せます。

会議の後に読み返す記録の作成をご相談いただけます。使う目的と、受け取りたい内容をお知らせください。その場の文字表示も必要な場合は、表示と記録の両方について、作業・確認・受け渡しの範囲を合わせてご案内します。

記録のページでは、編集方法の名前だけでなく、表示後の入力記録と納品する文章の関係が分かる説明を置きます。詳しい仕上げ方は、自社の記録作成の案内へつなぎます。依頼者が「文字が見えたのだから、後で同じ物が届く」と思わない順番にします。

表示内容を保存するか、誰へ渡すか、確認や修正を行うかも、実際の受託範囲で確かめます。保存用のデータ、主催者へ渡す記録、一般へ公開する記録を同じ扱いにせず、使う人と目的を分けて説明します。公開しない会話を、見本としてサイトへ載せる前提にはしません。

表示と記録を、頼める仕事へ対応させる

二つの目的を比べる表では、優劣を付けるより、使う時点と相談内容をそろえます。次はサービスページを整理するための架空例です。自社が提供しない仕事まで増やさず、実際の受託内容へ書き換えます。

両方を一つのページで紹介する場合も、どこまで含むかを明記します。その場の表示を受ける会社が、記録の編集や後日の公開まで一律に行うとは限りません。主催者側が用意する仕事、事業者が担当する仕事を、確認済みの範囲へ合わせます。

手話や別の伝え方も扱う会社なら、その組み合わせを実際の体制に沿って案内します。文字表示と記録のどちらかを選べば、参加のための準備がすべてそろうようには見せません。主催者が判断しきれないことを、相談できる担当者へ渡す道を用意します。

問い合わせの入口にも、使う時間が分かる言葉を置きます。「その場で文字を見たい」「後で記録を読みたい」「両方を相談したい」と伝えられれば、専門の名称を知らない人も希望を説明できます。選んだ項目だけで方法や料金を確定せず、その後の確認へつなげます。

実際の利用場面から、ページの説明を確かめる

制作担当へは、現在のサービス案内と、よくある相談の場面を渡します。会場で文字を見る相談、遠隔で参加する相談、後で記録が必要な相談など、自社が扱う場面を一つずつ選びます。資料には、いつ誰が文字を使い、どの仕事を受けているかを添えます。

利用者の氏名や未公開の会話内容を、最初の制作資料へそのまま含める必要はありません。公開用には架空の場面や、使用できる見本を用意する方法もあります。支援を受ける人の希望を、制作側が外見や属性から決めた人物像に置き換えないことも大切です。

公開前は、その場の参加に使いたい主催者と、後で記録を使いたい主催者の立場で読みます。表示を見る場所と、受け取る記録の説明がつながるでしょうか。会議後に記録を渡せるという説明だけで、会話中にも文字が見えると誤解しないかを確かめます。

表示方法や記録の受け渡しを変えた場合は、サービスページと問い合わせ後の案内を一緒に見直します。文字という共通の言葉の下で、参加するための仕事と、後に残す仕事の範囲がずれないようにします。まず一つの利用場面を選ぶと、説明すべき違いを具体的に整理できます。

文字を使う場面から、サービスが伝わるサイトへ

文字起こしとその場の支援が同じ一覧にあり、何を相談できるか伝わりにくい。みやあじよでは、確認済みのサービス内容と実際の利用場面をもとに、仕事の説明、図や見本、相談への入口を整えるホームページ制作をご相談いただけます。

専門の名称をどう説明すればよいか迷っている場合も、現在の案内やよく聞かれる違いからお聞かせください。大阪市のホームページ制作・改善のご案内をご覧いただけます。