毎年の休業案内を去年の記事からコピーしていて、日付やリンクを直し忘れそうになる。繰り返す案内は、今年の予定、共通の案内、過去の記録を分けて持つ方法を考えましょう。今年変える項目を入力し、共通の文章も確認して使えば、毎回の原稿を丸ごとつくり直す負担を見直せます。
例えば、堺市の業務用清掃資材を扱う会社が、年末年始の案内を毎年出す場面を仮定します。休業する期間、問い合わせを送れる方法、返信を始める時期を確かめ、通常の連絡先へ案内します。本稿では具体的な休業日を決めず、この会社が確認した予定をどう載せるかを整理します。
去年の文章から、今年確認する項目を取り出す
去年の記事を使うなら、文章をそのまま複製する前に、変わる可能性がある項目を抜き出します。対象となる年と期間、休業する業務や窓口、受付できる方法、返信や対応を始める時期、通常の案内へのリンクなどです。会社で決まっていない項目を、去年と同じだと推測して埋めないようにします。
この会社なら、事務所が休みになる期間と、フォームから問い合わせを送れるかを分けます。送信できる場合も、すぐに担当者が内容を読んで返答するかは別の確認です。「休業中も受付」とだけ書かず、どの方法で受け、いつから内容を確認するかを、実際の運用に合わせて説明します。
営業を再開する日と、すべての問い合わせへ返信し終える日は同じとは限りません。まだ決めていない返答時期を約束せず、会社が案内できる対応開始の説明を用意します。注文や配送など別の受付条件がある場合は、必要な案内へ進めるようにし、問い合わせの説明へ混ぜ込まない形を比べます。
今年・共通・過去を、三つの役割に分ける
| 情報の持ち方 | 置く内容 | 更新する時の確認 |
|---|---|---|
| 今年の予定 | 対象年、休業期間、受付と返信の予定 | 会社が確定した今年分の内容を使う |
| 共通の案内 | 普段の連絡先、通常の受付案内への入口 | 変わっていないかと、リンクの行き先を見直す |
| 過去の記録 | その年に出したお知らせと対象期間 | 過去の案内と分かる状態で残すかを決める |
今年の案内を毎年一件のお知らせとして残す方法があります。定型の文章を使いながら、その年の確定情報を入れ、対象年を分かるようにする形です。過去のURLを開いた人が、今の営業予定だと思わないよう、年と期間を確認できる説明にします。
現在の営業案内をまとめたページを持ち、目立つ掲示からそこへ案内する方法も比べられます。この場合は、現在の予定を見せる場所と、過去のお知らせを残す場所を分けます。どちらの方法でも、今年の入力元と、訪問者が今の情報を確認する入口を決めます。過去の記事を今年の記事へ書き換えることを、毎年の更新方法にしない案です。
共通の案内にする文章も、毎年無確認で使うものにはしません。電話やフォームの連絡先、通常受付のページ、返答の受け方が変わっていないかを見ます。本文だけでなく、画像にした休業案内や添付資料があるなら、その中に去年の期間が残っていないかも確認します。
掲示を始める時と、終える時まで決める
今年の内容が決まったら、いつから目立つ場所へ出し、いつ掲示を終えるかを決めます。休業が終わった後に、トップページで休業案内が大きく出続けないようにするためです。掲示を外すことと、お知らせの記事自体を残すことは別の選択として扱います。
終了後は、通常の営業案内へ戻す箇所と、過去の記録として残す箇所を確かめます。記事を残すなら、その年の期間を保ち、現在の予定を知りたい人が通常の案内へ進めるかを見ます。過去の案内から今年分へリンクする場合は、今年分が確定して公開された先を確認してから置きます。
毎回の修正で迷うなら、年、開始と終了、受付方法、対応開始、掲示を終える時期を分けて入れる欄を制作側へ相談できます。定型の文章を使うだけで足りるか、入力欄と掲示の仕組みを直すかを比べます。日時を入れれば公開も終了も自動で済むとは決めず、現在の仕組みでできる範囲と、実際に表示を確かめる担当を確認します。
確認では、今年の案内と通常の案内を開き、年・期間・受付と返信の説明・リンクを見ます。終了後の見本も確かめ、掲示を外した後に不要な空白や古い強調が残らないかを見ます。次の年に使う項目と確認先を残せば、去年の記事を一文ずつ探して直す運用を見直す材料になります。
毎年の休業案内を去年の記事からコピーしており、日付やリンクの直し忘れが心配です。今年の予定と共通の案内を分け、過去のお知らせはその年の記録として残したいです。受付と返信の説明、掲示を終える時の見え方まで含めて、入力項目と更新方法を相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。堺市で、繰り返すお知らせの原稿と入力方法を相談するから、毎年出す案内と今の更新方法をお聞かせください。今年の予定や必要な項目が未定でもご相談いただけます。原稿で整理できる範囲と、入力欄・掲示のために改修する範囲、費用を確認します。
