製品サイトを作り直したいけれど、社内で使っている販売管理まで変更するのは避けたい。まずは、公開する製品情報と、受注・在庫・顧客などの社内情報を分けましょう。Webへ必要な情報を誰から受け取り、どこへ載せるかを決めれば、販売管理を残す案を含めて制作範囲を比べられます。
ここでは、大阪市の部品会社が、製品名・仕様・写真を公開し、取引先ごとの価格や顧客情報は社内で管理する場面を仮定します。新しいサイトで最初に実現したいのは、製品を探して仕様を読み、会社へ相談できることです。販売管理の入替えや、受注処理の自動化を同時に行う前提にはしません。
サイトの作り直しで、何を変えたいかを先に決める
この会社の困りごとが「製品名から仕様へ進みにくい」「写真と説明が古い」なら、製品の分類、一覧、詳細、問い合わせを見直す仕事を考えます。社内の受注入力が使いにくいという問題とは分けて整理します。同じ製品を扱っていても、読者へ伝える仕事と社内で取引を処理する仕事は、目的が違います。
一方、取引先ごとの価格で注文したい、在庫を確認して発注したいなどの要望があるなら、公開カタログの改修だけでは話が足りません。まず必要な動きを別の要件として示し、現在の販売管理との接点を調べる範囲を相談します。サイト制作という名前に、すべての社内改修をまとめないようにします。
同じ製品の情報を、公開する単位で分ける
製品の資料を一式そのままWebへ渡すのでなく、項目ごとに何を載せるかを決めます。この会社なら、次のように分けられます。公開の可否は、営業や製品の担当者が現在の資料で確かめます。
| 同じ製品の情報 | この会社での扱い | 制作時に受け渡すもの |
|---|---|---|
| 製品名・仕様・写真 | 確認した内容を製品ページへ公開する | 公開用に選んだ項目と写真、確認する担当 |
| 取引先ごとの価格 | 社内の販売管理へ残す | 実値ではなく、今回の公開対象に含めないという条件 |
| 顧客情報・取引記録 | 既存の社内業務で扱う | 必要な接点の説明。初回に実データ一式を渡さない |
公開用の資料には、必要な項目を選んでまとめます。社内の一覧に見せない列がある場合、表示上だけ隠す前提にせず、Webへ渡すデータ自体に何を含めるかを決めます。製品を識別する番号も、社内だけの管理番号と公開用の型番を同じものと決めず、対応を確かめます。
更新元と、Webへ反映する人を対応させる
初回の制作資料だけでなく、公開後の仕様変更をどう伝えるかを決めます。この会社なら、製品担当が仕様を確かめ、公開用の原稿と写真を更新し、Web担当が製品ページへ反映する流れを比較します。写真の差し替えと仕様の変更が、同じ製品のどの版に対応するかもそろえます。
販売管理の値を使う項目があるなら、その情報が公開用にも適しているかを確認します。営業向けの略称や社内メモを、そのまま製品説明として出さないようにします。Webだけで説明を直した場合、次のデータ受け渡しで元の表現へ戻らないかも確かめます。
製品が廃番になった時も、社内での状態とWeb上の案内を対応させます。ページを残して後継品を案内するのか、一覧から外すのか、担当者が確認する範囲を決めます。今回のサイトで必要な更新を一件ずつ挙げると、販売管理から何を受け取る必要があるかが明確になります。
連携は、必要な情報と頻度から調べる
更新が限られる項目なら、公開用の原稿を担当者が確認して渡す案を比較できます。件数や変更が多いなら、公開用のデータを出力して取り込む案などを調べます。ただし、現在の販売管理から必要な形式で出せるか、追加の作業が必要かは、管理先と確認しなければ分かりません。
自動連携を希望する場合は、対象項目、反映するタイミング、失敗した時の確認先、公開前に見直す必要がある項目を分けます。在庫の即時表示や受注連携などが必要になったら、その調査と検証を別の範囲として示します。既存の仕組みを残す方針でも、接続部分の変更が必要かは確かめます。
初回相談は、公開したい製品情報の項目名と、今どこで管理しているかの説明から始められます。顧客別の価格、受注履歴、認証情報を問い合わせ文へ貼り付ける必要はありません。調査に資料が必要になった時に、対象と受け渡し方法を相談します。
販売管理は使い続け、公開する製品サイトを見直したいです。製品名・仕様・写真は掲載し、取引先ごとの価格や顧客情報は今回の対象に含めません。公開用資料を確認して渡す案と、必要な項目だけ取り込む案を比べ、仕様変更や廃番の反映まで相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。大阪市で、既存の販売管理を残す製品サイトの改修を相談するから、今の管理方法と公開したい情報をお聞かせください。連携方法や資料が未定でも構いません。公開情報と社内業務の接点を整理し、調査・制作に必要な対応範囲と費用を確認します。
