問い合わせボタンから外部サービスへ移る形と、自社サイト内に入力欄を置く形。会社のフォームを選ぶ時は、入力前の説明、画面の移動、通知と記録、公開後の管理を同じ条件で比べましょう。デザインがそろうかだけでなく、利用者が迷わず送れ、会社が内容を受け取って対応できるかを確かめます。
ここでは、大阪市の法人向けサービス会社が、初回相談を受けるフォームを選ぶ場面を仮定します。比較するのは、別サイトの入力画面へ進む案と、自社サイト内に入力画面を置く案です。画面が自社サイトに見えることだけでは、情報の保存場所や管理主体までは分かりません。利用する仕組みと契約を別に確認します。
同じ相談を、入口から送信後までたどる
比較には、同じ相談内容と入力項目を使います。サービスの説明を読んだ人が、相談ボタンを押し、連絡先と概要を入力して送る場面です。片方だけ項目を多くしたり、説明を省いたりすると、フォームの置き場所の違いと、原稿・項目の違いが混ざってしまいます。
外部へ移る案なら、ボタン付近で別サイトのフォームへ進むことを伝えます。移った先でも、どの会社の何の相談か分かる説明と、送信後の案内を確認します。入力前に元のサービス説明を読み直したい時、どう戻るかも試します。
自社サイト内の案は、前の説明と入力欄を同じページの流れで読めるようにするなど、必要な見せ方を相談します。ただし、サイト内に置けば途中で迷わない、必ず送信される、と決めることはできません。入力項目や説明、エラー時の直し方は、どちらの案でも確かめます。
通知・記録・変更の担当を、二つの案で比べる
送信完了の表示と、担当者が内容を確認できたことは別です。通知メールは誰へ届くか、問い合わせの記録はどこで見られるか、不在時に誰が確認するかを決めます。メール通知だけで運用する案と、管理画面にも記録する案では、見落とした時の調べ方が違います。
| 比べる仕事 | 外部へ移る案で確認 | 自社内に置く案で確認 |
|---|---|---|
| 画面を変更する | サービス側で直せる項目と、自社側の案内 | サイトとフォーム、それぞれを変更する担当 |
| 通知と記録を扱う | 通知先、保存の有無、会社側の閲覧・出力 | 通知先、保存先、閲覧する人と管理する人 |
| 契約や仕組みを変える | 使える期限、記録の引継ぎ、旧リンクの修正 | 改修先への引継ぎ、記録の扱い、接続機能の管理 |
外部サービスを使う案では、会社が管理できる契約やアカウントか、設定変更を制作側へ依頼するのかを確認します。自社サイト内の案でも、フォーム機能の更新や送信に使う仕組みを誰が管理するかを決めます。「外部なら管理不要」「自社内ならすべて自由」とは考えず、実際に引き受ける仕事で比べます。
入力する人が読める説明を、実際の画面で見る
必要な項目、必須か任意か、入力例、送信後の流れをそろえて確認します。W3C WAIのフォームの解説も、必要な情報だけを求め、項目名や入力方法、エラーと完了を分かるように伝える考え方を示しています。外部か自社内かの選択とは別に、入力のしやすさを見ます。
利用者へ示す情報の扱いの説明も、実際の保存・通知・閲覧の方法と合わせます。外部の画面に案内があるから、自社で確認することが何もないとは限りません。何を受け取り、誰が扱うかを整理し、適用される条件や必要な説明は管理担当と確認します。本稿では個別の法的な適否を判断しません。
スマートフォンでは、説明から入力へ進み、未入力の項目を直し、完了の案内を読むところまで試します。受付担当の側でも、試験用の内容が届き、相談の概要を確認できるかを確かめます。自動返信を使う場合は、それが回答や契約の成立と誤解されない文にします。
終了・改修の時に、何を引き継ぐかを決める
外部サービスをやめる場合は、問い合わせ記録を引き継げるか、どの形式でいつまで出力できるかを確認します。自社サイト内の案でも、制作会社の変更やサイト改修で、入力画面、送信設定、記録をどう扱うかが残ります。保存すべき情報の範囲と期間は、会社の管理方針に合わせて決めます。
切り替える時は、現在のフォームへ向くボタンや案内、既存資料のリンクも確認します。新しいフォームを用意できたことと、旧入口からの案内が切り替わったことを分けて見ます。導入費だけでなく、利用料、設定変更、ページ改修、管理と引継ぎを含む範囲で比較しましょう。
初回相談のフォームを、外部サービスへ進む案と自社サイト内に置く案で比べたいです。同じ項目でスマートフォンの入力と完了案内を確認し、社内への通知、記録の確認、設定変更、契約終了時の引継ぎまで含めて相談したいです。利用する仕組みはまだ決めていません。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。大阪市で、問い合わせフォームと案内ページを相談するから、今の受付方法と困っていることをお聞かせください。候補のサービスや仕様が未定でも構いません。画面と社内の受付をつなぐ仕事を整理し、必要な対応範囲・費用を確認します。
参考資料
- W3C WAI「Forms Tutorial」（入力項目・説明・エラー・完了を分かりやすくする考え方を確認）
