試薬や研究用品を扱う商社のホームページでは、掲載商品の検索と、未掲載品の調達相談を別の入口として示します。検索に出ない海外製品でも調査・手配の相談を受けるなら、メーカーの製品ページや手元の資料を担当者へ渡せる案内が必要です。検索結果がないことを、取扱不可や注文受付と同じ意味にしない構成にします。
海外メーカーのサイトで候補を見つけ、自社の製品検索でも探してみた。しかし結果に出ず、そのまま別の会社へ相談してしまう。営業担当者は普段からこうした依頼を受けているのに、サイトにはその仕事が見えないことがあります。試薬・研究用品の専門商社の営業とWeb担当者に向け、候補の確認から調達条件の相談へつなぐ方法を紹介します。
検索に出ないことと、相談できないことを分ける
製品検索で探せるのは、その検索の対象として登録されている情報です。商社が相談を受け、調べて手配する仕事の範囲と、検索に載っている商品群が同じとは限りません。掲載されていない候補まで相談できるなら、検索画面の近くでそのことを説明します。
箕面市に本社を置く大阪薬研は、公式サイトで国内外の試薬・機器の調査、手配、輸入に関する事業を紹介しています。同社の製品検索には、製品名や製品コード、メーカーの製品型番、メーカー名から探す入力案内があります。商品情報を探す画面と、商社が調達を支援する仕事は、別々に伝える内容だと考える参考になります。
これは同社の未掲載品がすべて手配可能だと確認したという意味ではありません。自社で案内するときも、相談できる範囲と、個別に確認して回答することを分けます。「掲載のない製品について相談する」という入口なら、見つからない状態のまま担当者へ質問できます。「取り寄せできます」と断定する前に、営業側が実際の受け方を確認します。
在庫切れの商品は、既に掲載されている商品の供給状況に関する話です。未掲載品の相談は、候補となる製品やメーカーを特定するところから始まる場合があります。この二つを同じ「商品がない」表示へまとめると、入荷を待つべきか、資料を添えて相談するべきかが伝わりません。
掲載候補を読む入口と、未掲載品を相談する入口を置く
図の左は、掲載候補を見つけて詳細や見積りの案内を読む経路です。右は、検索では見つからない候補について、手掛かりを担当者へ渡す経路です。右の入口を置くだけで、どの海外製品でも取り寄せられる仕組みになるわけではありません。
検索結果の画面では、入力した言葉を確かめられるようにし、表記を変えて再検索する方法と、調達を相談する方法を並べます。再検索だけを繰り返させると、メーカーのページを持っている人も、サイト内の商品名を当てる作業から抜けられません。候補のURLや資料を伝えられる入口があれば、名前の照合も担当者との相談へ引き継げます。
検索を始める前にも、「掲載のない製品のご相談」のようなリンクを置けます。既に海外メーカーの候補が決まっている人を、必ず自社サイトで検索させてから問い合わせへ進ませる必要はありません。サイトの入口では、掲載商品を探したい人と、手元にある候補について相談したい人が行き先を選べるようにします。
相談のために、存在しない商品ページを仮登録することも避けます。価格や型番、供給条件が未確認の候補を商品一覧へ載せると、通常の商品として見積りや注文ができるように見えるためです。商品情報として公開する内容と、個別の調査に使う資料は別に管理します。
海外の製品ページや手元の資料を、候補の確認へ使う
最初の相談で必要なのは、すべての仕様を確定してもらうことではなく、何を探しているかを担当者がたどれる手掛かりです。海外メーカーの製品ページ、資料に載った名称や型番、手元にあるカタログなどから相談できるようにします。日本語の商品名を依頼者に作らせるより、メーカーが使っている表記を受け取る方が照合しやすくなります。
メーカー名と販売サイト名が異なる場合もあるため、ページのURLだけでなく、どの製品を見ているかを伝えられる欄を設けます。同じページに複数の容量や仕様があるなら、希望する候補が分かる記述を添えてもらいます。担当者が確認するまで、画面に表示された最初の候補を依頼品として確定しないようにします。
数量や時期が未定なら、その状態も分かるようにします。参考の価格を知りたい段階と、利用したい時期が決まっている相談では、営業が最初に確かめることが違います。必須欄を埋めるために仮の数量や日付を入れさせると、その値が正式な依頼条件として扱われかねません。
| 伝えてもらう内容 | 分からない場合の扱い | 担当者が確認すること |
|---|---|---|
| メーカー・製品名 | 手元の表記や資料を示す | 候補の正式名称と供給元 |
| 製品ページ・資料 | URL、資料名、分かる範囲の記載 | 対象の型番・仕様と資料の時点 |
| 用途の概要 | 相談したい内容を短く伝える | 必要な追加確認と回答する担当 |
| 数量・希望時期 | 未定や比較検討中と分ける | 見積りの前提となる条件 |
| 頼みたい範囲 | 調達可否から相談したいと示す | 調査・手配・国内受渡しの範囲 |
表は掲載項目を考えるための例で、製品の適合や輸入可否を判定する票ではありません。用途も、初回から研究の詳細や未公開の資料を一律に求めるのではなく、担当者が相談を受けるための概要から検討します。追加資料が必要な場合は、受け取る範囲と方法を確認して案内します。
調査・手配・国内受渡しのどこを頼めるかを説明する
「海外製品も対応」と書かれていても、依頼者には、メーカーを調べる段階から頼めるのか、指定した製品の手配だけなのかが分かりません。営業が実際に受けている仕事を、候補の特定、調達条件の確認、見積り、手配、国内での受渡しなどへ分け、どの段階から相談できるかを説明します。
国内に窓口があるメーカー、海外へ確認する製品、既に取引のある供給元からの手配では、確認する内容が違う場合があります。自社がどの方法で扱うかを明らかにし、メーカーの価格画面をそのまま国内での購入条件に見せないようにします。相談時に見えている海外の金額と、自社が確認して提示する見積りを分けます。
受渡し先や希望する時期が分かったら、それを前提として担当者が条件を確かめます。サイトに希望日を書ける欄があることと、その日に届くと約束することは別です。依頼者の希望、担当者が調査中の内容、確認後に提示する条件を、同じ日付の欄へ混ぜないようにします。
製品の輸入可否、販売に関する条件、安全性や使用方法を、Webの入力だけで自動判定する案内にはしません。調達を担当する人が必要な資料や条件を確認し、回答する範囲を決めます。サイト制作では、その確認へつなぐ入口と、見積りを受け取った後の進め方を整えます。
検索画面から、担当者へ相談内容を引き継ぐ
製品検索から問い合わせへ進んだ途端、メーカー名も探していた言葉も消えてしまうと、依頼者は同じ内容を入力し直します。検索語を引き継げる仕組みがあるなら、相談画面でその内容を見せ、修正できるようにします。検索語は候補を探すための言葉なので、正式な製品名として固定しないことが大切です。
引継ぎの仕組みがない場合も、案内文で補えます。「検索した言葉」「メーカーの製品ページ」「希望する数量や時期の確定状況」を伝えられるようにし、営業側が何を受け取れば候補を探せるかをそろえます。送信時の確認画面でも、調達の相談なのか、確定した条件での正式な注文なのかを読み分けられるようにします。
検索で見つからない方への案内例
掲載のない製品については、調達の可否からご相談いただけます。メーカー名、製品ページのURL、手元の資料など、分かる範囲の情報をお知らせください。数量や希望時期が未定の場合は、その旨をお伝えください。担当者が候補と条件を確認し、次に必要な情報をご案内します。
この文例は、そのような相談を実際に受け付ける商社を想定しています。扱う製品分野を限定しているなら、その範囲を入口の近くへ添えます。調達できない分野まで「何でもお探しします」という説明に広げず、営業が回答できる内容に合わせます。
相談を受けた後の確認案内の例
お送りいただいた資料を基に、対象の製品と調達条件を確認します。資料に複数の仕様がある場合や、数量・受渡し先などの確認が必要な場合は、担当者からご連絡します。調達可否や見積条件は確認後にご案内しますので、今回の相談内容と、後ほど提示する条件を分けてご確認ください。
自動返信を使う場合も、受け取ったことを知らせる文章と、調達できると回答する文章を分けます。担当者がまだ見ていない段階で、手配開始や希望日に届くことを伝えないようにします。問い合わせ番号などを発行している場合は、追加資料や条件変更をどこへ伝えれば同じ相談へ戻れるかも案内します。
候補や条件が変わっても、同じ相談へ戻れるようにする
相談後に別の型番が候補になったり、数量や受渡し先が変わったりすることもあります。新しいフォームを毎回送り直すだけでは、どの依頼の変更かが分かりにくくなります。担当者への返信や、既に案内した確認先から変更を伝えられるようにし、前の条件と新しい希望を照合できる入口を残します。
供給元から別の候補が示された場合も、似ているから同じ製品として扱わず、メーカー、正式な型番、仕様の違いを担当者が確認して依頼者へ返します。見積りの対象が替わるなら、どの候補についての条件かを明記します。製品の技術的な適合をサイト担当者が決めるのではなく、確認する資料と窓口が分かるようにする作業です。
手元の資料が古い場合には、現在の製品情報を確認する必要があることも説明します。資料を送ったことで、その版に記載された製品や条件が現行だと確定したように見せないことが必要です。相談に使った資料と、見積り時に確認した資料を営業側で区別できるようにします。
商品データと普段の調達依頼から、改修範囲を決める
最初から全海外製品の登録やECの導入を決める必要はありません。現在の検索画面と、普段受けている未掲載品の調達相談を並べます。依頼者が何を手掛かりに相談し、営業が何を聞き直しているかを見れば、検索を直す作業と、相談入口を足す作業を分けられます。
例えば、掲載済みの商品が正式な型番で見つからないなら、商品データや検索の対象を見直します。一方、そもそも掲載していない海外の候補を持つ人には、調達相談の入口が必要です。どちらの問題かを確かめず、問い合わせが来るたびに商品情報を増やすと、未確認の条件まで公開画面へ入ってしまいます。
公開前には、掲載商品を見つけた人、海外の製品ページだけを持つ人、数量や時期がまだ決まらない人として読みます。それぞれが、候補の詳細、調達の相談、担当者からの確認へ進めるかを確かめます。実際の注文を送らず、画面の案内と営業が返す文面を並べて確認できます。
制作会社へは、検索に使っている商品データ、メーカー資料、未掲載品の相談で聞く項目、見積りと注文を決める受付方法を、公開用に整理して渡します。掲載品を探す機能と、未掲載の候補を調べて手配する仕事の両方が伝わるよう、必要なページと引継ぎの範囲を考えます。
検索に載せきれない製品の相談入口を整える
掲載商品以外にも調達を相談できるのに、その仕事がサイトで伝わっていない。そんな段階から、今の検索画面と普段の依頼内容を基に整理できます。みやあじよでは、商品情報と営業の確認内容を分け、文章・図・ページのつながりを考えるホームページ制作や見直しをご相談いただけます。
原稿や改修範囲が決まっていなくても、現在のサイトと気になっていることから、箕面市でのホームページ制作・見直しをご相談ください。
