事業を整理する間、会社サイトの全ページまでは更新できない。それでも取引先の連絡先は残したい。そんな時は、続ける事業の案内、休止する受付、既存の取引先向けの連絡を分け、今の状況を伝えられる範囲へ縮小する案を考えます。ページを減らすことと、会社との連絡を止めることを一緒にしない形です。
例えば、堺市で設備部品の販売と取付相談を行う会社を仮定します。体制を見直す間、部品の販売は続け、新しい取付案件の受付と採用募集はいったん休みます。全事業の紹介を載せ続ける代わりに、会社情報、今受けている相談、利用中のお客様の連絡先を中心に残す場面です。
残すページ数より、残す役割を先に決める
最初に「一ページへまとめる」と決めると、必要な連絡まで消してしまうかもしれません。取引先が会社の所在を確かめる、商品について相談する、進行中の仕事について連絡する。今も必要な役割を挙げ、そのための情報をどこへ置くかを決めます。
この会社なら、部品を探す人と取付相談をしたい人で受付の状態が違います。トップページに「お問い合わせください」とだけ残すと、休止中の取付相談まで受けているように見えます。続ける内容と休む内容を、最初に見る案内でも分かるようにします。
| 案内の役割 | 仮定の会社の状況 | 縮小中に残す内容 |
|---|---|---|
| 今の事業を知る | 部品の販売を継続 | 取り扱う内容と、現在の相談窓口 |
| 新しく申し込む | 取付案件と採用を休止 | 休止している受付の範囲。再開日が未定なら、その状態を伝える |
| 進行中の用件を連絡する | 既存の取引については対応 | 会社で確認した対象と連絡先。新規相談とは分けて案内する |
縮小中の初版は、会社情報と現在の受付から組む
初版には、会社名、所在地、今の事業、連絡方法など、取引先が必要とする情報を選びます。会社概要を丸ごと残すのか、必要な項目を一つの案内へまとめるのかは、更新できる範囲と読み手の用件で比べます。情報が少なくても、「どの会社の、どんな用件を受ける窓口か」が伝わる構成にします。
受付を休む内容は、募集や申込みを促す見出しと一緒に載せないように見直します。仮定の会社なら、取付相談の紹介に残った申込ボタン、採用ページの応募案内、フォームの用件の選択肢を調べる仕事があります。表にした受付の状態と、本文・ボタン・入力先の案内を合わせます。
既存の取引先への連絡は、会社で決めた対応範囲を伝えます。「既存のお客様はこちら」だけでは対象が広すぎるなら、進行中の注文、納品済みの部品に関する連絡など、確認済みの内容を添えます。別の窓口がある場合も、現在使える連絡先と、受ける用件を確かめて載せます。
見せないページと、保管する原稿を分ける
縮小する時は、今のページの一覧と、残す・書き直す・表に出さないという判断を記録します。見せないページにも、再開時に使いたい文章や写真、取引先から参照されている説明があるかもしれません。公開する範囲を変える前に、原稿や画像、現在の設定をどう保存するかを制作側と決めます。
メニューから外すだけでよいのか、ページを開いた人へ休止の案内を見せるのかも、ページごとに比べます。古いメールや名刺から開くURL、関連するページのリンクも確認する対象です。すべてを同じ入口へまとめるのではなく、その用件の人が今何を知る必要があるかを判断材料にします。
一方、保管用の原稿を、誰でも見られる案内と混ぜないようにします。保存先、確認できる担当者、再開に使う原稿の版を記録しておくと、次に何を確かめるかを引き継げます。バックアップについても、何を残すか、必要になった時に誰が確認して戻すかまで相談する形です。
ページを減らした後も、連絡と管理の担当を残す
掲載する情報を減らす仕事と、残したサイトを管理する仕事は分けて考えます。会社情報が変わった時に誰が直すか、連絡先が使えるかを誰が確かめるかを決めます。更新頻度を下げたいという希望だけで、必要な確認の担当まで空けないようにします。
ドメイン、サーバー、メールなどの契約を続ける範囲も確認します。サイトの縮小と同時に契約を変えたい場合は、会社が残したいWebの案内や連絡方法を先に伝え、変更がどこへ及ぶかを調べてもらいます。見えるページの数だけで、維持に必要な費用や仕事を判断しない形です。
再開日は未定でも、戻す前の確認を記録する
再開の時期が決まっていなければ、日付を推測して載せる必要はありません。再開を決める担当者、次に状況を確認する時期、公開前に見直す項目を残します。縮小中に連絡先や担当範囲が変われば、保存した昔の案内もそのままでは使えません。
仮定の会社が取付相談を再開するなら、対応できる工事の範囲と窓口を会社で確認し、原稿、申込ボタン、フォームの用件をそろえる仕事があります。試験の連絡を送る場合は、受ける担当者と日時や扱いを事前に決めます。採用も同じ日に再開すると決めつけず、それぞれの準備が整った範囲で戻します。
制作の相談には、現在のURLと「今も受ける用件」「休む受付」「取引先へ残したい連絡」を伝えられます。ページの一覧や再開予定が未定でも構いません。まず必要な案内を選び、画面から外す部分、保存する資料、縮小中の管理、再開時の確認を頼む仕事として整理します。
体制を見直す間、会社サイトを必要な案内へ絞りたいです。部品販売と既存の取引の連絡は続けますが、新しい取付相談と採用はいったん休みます。会社情報と窓口を残す構成、今見せないページの扱い、原稿の保存と再開前の確認まで相談したいです。
みやあじよでは、事業のお話を伺い、ホームページの内容や構成・デザインを整理するところから制作をご相談いただけます。堺市で、会社サイトを縮小する範囲を相談するから、今のサイトと残したい案内をお聞かせください。何ページにするかを決めていなくてもご相談いただけます。公開する情報、受付の案内、保存する素材と管理の分担を確かめ、改修の範囲と費用を整理します。
