ホームページを作り直そうと役員会で話しても、「新しい取引先を増やしたい」「採用にも使いたい」「担当者が更新できるようにしたい」と要望が広がり、方針が決まらないことがあります。資料を増やすほど、どこから決めるか迷う場面もあるでしょう。
会議へ出す一枚には、今回決めたい目的と制作範囲、比べる案、後で確かめる事実を分けて載せます。色や写真、細かな機能を一度に決め切る必要はありません。まずは、誰のどの困りごとを先に解決するかと、次に何を調べて戻すかを揃えましょう。
要望を並べた後、先に変えたい一場面を選ぶ
たとえば、堺市の会社で、経営者は新しい取引先への事業紹介、営業は商談前の説明、総務は自社でのお知らせ更新を求めているとします。採用の案内も古くなっており、どれも必要だという意見があります。これは、会議の資料を考えるための仮定の例です。
この要望を、そのまま「事業紹介も採用も更新も改善する」とまとめると、どこまで作るかはまだ決まりません。たとえば「営業がURLを送った後、相手が主力サービスと相談先を見つけられる状態を先に作る」と、一つの場面へ絞って提案します。新規客への説明と営業の使い方が、同じ画面の確認につながります。
採用や更新の要望も消さずに残します。採用情報は何が古いのか、更新は誰がどの操作で困っているのかを確かめ、今回に含める必要があるかを話す材料にします。採用に急ぐ事情が分かれば、優先する場面から見直せます。「今回はしないこと」も、不要という意味ではなく、今回の範囲に入れない案として示しましょう。
二つの制作案は、同じ目的で比べる
先ほどの「初めての取引先が、主力サービスと相談先を見つける」を目的にするなら、一枚の中央には、その目的に向けた二案を置けます。制作会社が違う提案を採点する段階ではなく、自社がどの範囲を頼むかを決めるための案です。
| 比べる案 | 今回頼む範囲 | 残る仕事・確かめる条件 |
|---|---|---|
| A案：今のページを使って整える | トップと主力サービスの説明、相談先への案内を見直す | 今の仕組みで直せる範囲を確認。採用の詳しい紹介や更新方法の変更は別に検討 |
| B案：ページの役割から組み直す | 事業情報の分け方を整理し、トップと関連ページの構成を考える | 整理する情報、用意する原稿・写真、更新方法をどこまで含めるか確認 |
A案なら安い・早い、B案なら成果が大きいとは、ここでは決めません。今の仕組みや残す情報によって、必要な作業が変わるためです。見積もりを取る前なら、「この二案の範囲を確認して、比較できる見積もりを依頼する」ところを、今回の会議で決めることもできます。
まだ制作会社へ確認していない費用や日程は、「未確認」と書きます。分からない欄を仮の数字で埋めるより、誰が何を調べれば選べるかを示した方が、次の会議で確かめる対象が揃います。
一枚の最後に、調べる人と戻す日を置く
資料の一番上には「今日決めたいこと」を一文で書きます。その下に、困っている場面、目的、二案と残る仕事を置き、最後を確認事項の欄にすると、会議の結論を追記しやすくなります。一枚に収まらない詳しい資料は、必要なときに見られる別紙にして構いません。
確認事項には、内容だけでなく担当者と、会議へ戻す日を残します。たとえば営業は相手へ説明しにくかった情報、総務はお知らせ更新で止まる操作、制作窓口は二案の作業条件と見積もりを集めます。社内で決められる返答日と、制作会社へ相談する日程を混同せず、実際に確認できる日を話しましょう。
その日の結論は、次のように残せます。未確認のことがある場合は、調べた後の最終判断を誰が行うかも、社内で確かめておきます。
今回は、初めての取引先が主力サービスと相談先を見つけられることを優先します。A案・B案の作業範囲を制作会社に確認し、条件を揃えた見積もりを依頼します。採用情報の古い箇所と、更新で困る操作は社内担当が調べ、次回の会議で今回に含める範囲を判断します。
これは制作案を最終発注する決定とは限りません。「優先する目的」「確認する二案」「確認後に決める範囲」が残れば、制作会社へ何を相談するかが具体的になります。会議で新たな要望が出ても、今回に入れるか、事実を調べるか、次の検討へ残すかを話しやすくなります。
まとまり切らない要望も、相談の材料になる
社内の意見をすべて一つにしてから、制作会社へ相談する必要はありません。「営業の説明と採用で優先が決まらない」「今のサイトでどこまで直せるか知りたい」と、決めにくい点を伝えるところから始められます。一枚メモは相談を進めるための道具であり、問い合わせの必須資料ではありません。
堺のホームページ制作・改修をみやあじよに相談するでは、事業のお話を伺い、内容や構成・デザインを整理するところからご相談いただけます。現在のURLと社内で出ている要望をお聞かせください。今回どこから手を付けるか、その判断に何を確かめるかを整理する材料になります。
