図上訓練などの防災訓練を支援するサイトでは、想定の情報を出す運営側と、その情報を受けて考え、応答する参加者を分けて説明します。参加する人が何をするかと、依頼企業が何を任せられるかがつながると、講師名や訓練名だけでは見えない支援の仕事が伝わります。
大阪市で企業・施設へ図上訓練等の支援を提供する会社や団体の経営者、営業担当者へ、サービスページの構成をご紹介します。ここで扱うのは、想定情報に応じて参加者が判断を考える形の支援です。図、表、掲載文は架空例で、避難や災害対応の指示、必要な訓練や法令適合を判断するものではありません。
参加者が考えることと、運営する仕事を分ける
「防災訓練を支援します」とだけ書かれていても、依頼する企業には、講義を頼むのか、当日の進行を任せるのか、準備や振返りまで相談できるのかが分かりません。同じページで、参加者の動きと提供側の仕事を説明します。
参加者が考える訓練なら、想定された状況を知り、自分の役割から検討し、考えた内容を伝える場面を示します。その横に、運営側が情報を提示する、話し合いや応答を受け止める、振返りの材料を揃えるといった支援を置きます。何を実際に受けるかは、自社のサービス資料に合わせます。
地域の公開例として、大阪市西区江戸堀に所在する大阪消防振興協会は、災害図上訓練の実施方法の提案、資料づくり等の事前準備、当日の進行・評価、実施後の課題や改善点の提案を案内しています［1］。訓練当日に人を派遣する説明だけでなく、前後の仕事も分けて見せている点が参考になります。
講師の経歴や対応するテーマは、依頼先を知るための情報です。その情報に、参加者が何を考える場なのか、運営をどこまで支援するのかを添えます。実際の避難行動や機器操作を練習する訓練も扱う場合は、同じ名称でひとまとめにせず、それぞれの案内へ進めるようにします。
図上訓練を、情報を受けて考える場面で説明する
初めて依頼する担当者が、訓練の方式名を知っているとは限りません。専門語の説明を長く続けるより、参加者が受け取る情報と、その情報をもとに考えることを示します。実際の対応の正解を掲載するのではなく、訓練中に何を試す場面があるかを伝えます。
ALSOKの災害図上訓練の案内は、講師から提示される想定に対し、参加者が自分で考え、話し合う形を紹介しています。また、状況を時系列で提示し、変化する情報に応じて検討する進行を説明しています［2］。自社が同じ形を扱うなら、その説明を自社の進め方に合わせて具体化します。
例えば、架空の紹介図では「ある時点の想定情報を受け取る」「役割ごとに考える」「考えた内容を伝える」という関係を示せます。実在施設の被害や弱点、具体的な避難先を作り込む必要はありません。依頼者が、参加者は説明を聞くだけなのか、途中で考えを伝えるのかを見分けられることが目的です。
想定情報という言葉にも、訓練用の情報であることを添えます。実際に起きた出来事のお知らせや、現場で採るべき行動の指示と混ぜません。参加者が答える場面を紹介する際も、模範解答や安全の合格例として見せず、何を確かめるためのやり取りかを説明します。
運営側が渡す情報と、参加者の応答を結ぶ
図では、運営側から参加者へ向かう矢印に「訓練用の想定情報」、参加者から返る矢印に「判断・連絡した内容」と書きます。矢印だけの一方向の流れより、参加者の考えが運営側へ返り、振返りの材料になる関係が分かります。
自社の案内でも、参加者が検討した内容をどのように扱うかを確認します。発言を受けるのか、用意した用紙などへまとめるのか、振返りにどう使うのか。確認済みの進め方を説明し、すべての訓練が同じ応答形式になるとは書かないようにします。
当日初めて示す情報を使う訓練なら、Webではやり取りの形を説明し、実際のシナリオや答えをそのまま公開する必要はありません。依頼企業の窓口と共有する資料、参加者へ事前に渡す資料、当日に提示する情報を分け、誰へ何をいつ知らせるかは実施担当と確認します。
運営側という言葉は、提供会社の担当者だけを指すとは限りません。依頼企業が当日の調整や一部の進行を担う場合もあります。図で役割を説明した後に、そのうち自社が受ける仕事と、依頼企業が用意・担当することを読み分けられるようにします。
参加者と、依頼を取りまとめる企業の窓口も分けます。訓練へ参加する部署と、資料や日程を調整する部署が異なる場合、企業側は何を誰と相談するかを知りたいはずです。参加する役割の説明だけで終わらず、実施前の相談窓口へつなぎます。
事前準備・当日進行・振返りの支援を読み分ける
当日の写真だけで訓練支援を紹介すると、その前に何を確認し、その後に何が渡されるかが見えにくくなります。準備、当日の進行、実施後の振返りに分け、自社がどの仕事を受けるかを示します。三つすべてを一律の料金や契約に含めるという意味ではありません。
次は、支援の範囲を説明するための架空の整理例です。具体的な資料名や担当、提出する物は、実際のサービス内容と依頼企業との確認に合わせて置き換えます。
| 支援の場面 | 提供側の案内 | 依頼企業と確認すること |
|---|---|---|
| 事前準備 | 扱う想定や資料づくりの支援 | 参加する役割と、相談したい課題 |
| 当日の進行 | 情報の提示や応答を受ける仕事 | 提供側と企業側の担当範囲 |
| 振返り | 検討内容や課題を整理する支援 | 何を、どの形で共有するか |
事前の説明では、提供側が想定を用意するのか、依頼企業と一緒に内容を決めるのかを示します。自社の定型資料を使う場合と、事業所の状況に応じた相談を受ける場合では、準備する情報が違います。自社が受けない資料作成や計画の見直しまで、訓練支援の一語へ含めません。
すでに企業内で資料や進行を用意している場合は、どこから支援を受けたいかを伝えられるようにします。資料づくりから依頼する場合と、当日の一部を任せる場合を、同じ支援一式の説明だけで済ませません。既存の資料を使えるか、一部の仕事を受けるかも、自社が確認して案内する項目です。
振返りの案内には、結果を何にまとめて渡すかを、自社で決めた範囲で書きます。実施の記録、検討した内容、今後確認する課題などは、同じ物とは限りません。報告書の提供を受けることと、その後の計画改訂や継続支援を依頼することも、読み分けられるようにします。
支援の紹介と、依頼企業が決めることの境目が見えると、営業で確認する用件も伝えやすくなります。会場、参加する部署、既存資料などについて尋ねる場合は、実際に自社が確認する項目を選びます。人数や日数だけを入力すれば、必要な訓練が自動的に決まる案内にはしません。
当日の写真には、何を試す場面かを添える
会議室で人が集まる写真だけでは、説明会、打合せ、訓練のどれかが伝わらないことがあります。写真の下には、参加者がどのような役割で考える場面か、運営側が何を支援しているかを添えます。実施した訓練の内容が確認できる範囲で説明します。
写真に写る人数を、標準の参加人数や最適な班の大きさとして使わないようにします。別の企業で実施した例を載せるなら、その実施例であることを示します。一つの写真から、どの企業でも同じ形式で実施する、同じ効果が得られるとは説明できません。
図面や記入済み資料が写るときは、公開できる内容を確認します。施設の具体的な弱点や非公開の計画を、サービス紹介のために詳しく出す必要はありません。一般的な役割の関係を架空の図で示す場合は、実際の訓練記録や評価結果と混ぜず、説明用の図だと明記します。
訓練を実施した事実と、災害時の対応能力や安全性の評価も分けます。参加者の発言や感想を使うときは、確認できた発言と掲載範囲を保ち、成果を広げて書きません。Web制作側は、訓練の優劣を判定するのではなく、提供側が確認した支援を依頼者に伝えます。
計画が未定でも、参加する部署と課題から相談へ
最初から訓練の方式や想定を決められない依頼企業もあります。どの部署や役割が参加する予定か、現在どのような点を確かめたいかを、分かる範囲で話せる入口にします。決まっていない項目は、担当者と相談するものとして案内します。
次は、自社が受ける支援と受付に合わせて直すための架空の掲載文例です。訓練実施や災害対応の結果を約束する文章ではありません。
参加者が考える訓練を説明する掲載文例
訓練用の想定情報を受け、参加者が自分の役割から考え、検討した内容を伝える訓練の支援をご案内しています。参加予定の部署や、今確かめたい課題の概要をお知らせください。扱う内容と、当日の進め方を担当者からご案内します。
運営の支援範囲を相談する掲載文例
事前の資料づくり、当日の進行、実施後の振返りについて、任せたい部分をお聞かせください。企業側でご用意・ご担当いただくことと、当社が受ける仕事を分けてご案内します。訓練の形が未定の段階もご相談ください。
初回から、実際の施設図面や非公開計画の全文を一律に添付させる必要はありません。まず相談の概要を受け、担当者が内容を確認して、次に必要な情報と受渡し方を案内します。自社で決めていない返信時期や、全ての課題への対応を約束しないようにします。
公開前には、参加者として読む場合と、支援を依頼する企業の担当者として読む場合を分けて確かめます。何を考える訓練で、何を任せ、何を自社で用意するかがつながるでしょうか。営業と実施を担当する人が資料とページを読み合わせ、実際の受付へ合う案内にします。
参加者の検討と、運営支援の仕事が伝わるサイトへ
訓練名や講師紹介は載せていても、支援を頼む企業に何を任せられるかが伝わりにくい。そんな場合は、想定情報を出す場面と参加者が応答する場面から、サービスの説明を整えられます。
みやあじよでは、現在の支援資料と担当者の説明をもとに、参加者の役割、事前・当日・実施後の仕事、相談の入口をつなぐサイト制作をご相談いただけます。訓練支援の案内を見直したい方は、大阪市のホームページ制作をご覧ください。
