税理士事務所の代表・Web担当の方へ。問い合わせが来るたびに「決算だけのご依頼ですか、今後の顧問契約をご希望ですか」と聞き直していませんか。税理士・会計事務所のサイトで「決算・申告のご相談はこちら」と「顧問契約のご相談はこちら」が同じフォームへ進み、選んだ用件が受付側に伝わらないと、最初の連絡だけでは依頼の形を判断できません。決算だけを頼みたい企業は、対象となる事業年度や資料の準備状況を伝えたいはずです。継続顧問を探す企業には、いつから、どの業務を相談したいかという別の確認が要ります。一つの「お問い合わせ」欄へ両方を集めるだけでは、必要な質問が後から増えます。
当社は御事務所の対応業務と初回の聞き取りを伺い、業務案内とフォームを改修します。確認に使う資料として、依頼形態・時期・資料状況を順に確認する二経路の受付図を作ります。図や質問表を事前に完成させる必要はありません。今のサイトや、普段の受付で聞き直していることからご相談いただけます。入口は「決算・申告のみ」と「継続顧問」に分け、どちらでも時期と資料の状態を聞いたうえで、事務所が業務範囲、受託可否、次の手順を返答できるようにします。フォーム送信を契約成立や期限内対応の約束と読ませないことも大切です。この記事では、御事務所が確定したサービス内容を、当社がWebの業務案内と受付に反映する進め方を紹介します。税務の判断や受託可否の回答は、御事務所の税理士・責任者が行います。
聞き直している用件を、サイトで伝えられるか
「決算だけでも相談できますか」という連絡と「日々の記帳から相談したい」という連絡は、同じ法人の相談でも確認する範囲が違います。どちらも会社名と電話番号だけを入力するフォームでは、最初の返信で依頼形態、希望時期、現在の資料状況を聞き直すことになります。一方、入力欄を最初から大量に並べれば、まだ何を頼めるか分からない人が途中で止まります。そこで当社は、受付担当の方に普段のやり取りを伺い、最初に分けるべきものと、初回では聞かなくてよいものを決めます。
業務案内が「決算・税務顧問」と一行にまとまっている場合も注意します。その表示だけでは、決算の単発依頼を受けるか、顧問契約が前提か、どの時点から相談できるかを判断できません。事務所が実際に扱う依頼形態を確認し、単発依頼を受けないならその方針を明示します。当社はその方針に沿って、業務ページの見出し、説明文と相談ボタンを制作します。受ける場合も、Webで一律に引き受けを確約せず、時期や資料を聞いてから回答する流れにします。
日本税理士会連合会の税理士の仕事の説明には、税務代理、税務書類の作成、税務相談などが示されています。ただし、これが各事務所の単発依頼の受付範囲や顧問料を決めるわけではありません。当社は公式の業務説明を参考にしながらも、掲載するサービス名、条件、費用については事務所の税理士・責任者に確認します。
依頼できる仕事が分かる、業務案内へ
フォームの選択肢は、相談する企業が自分の用件を選べる言葉に整えます。「スポット」「月次」といった事務所内の呼び名だけでは、利用者が自分の相談を分類しにくいことがあります。「この事業年度の決算・申告について相談したい」「継続して会計・税務の支援を相談したい」のように、期間と依頼の形を短く示します。実際のサービス名と対象は事務所が確認し、別の用件を受ける場合は「その他」を用意します。
二つの入口を別ページにするか、同じフォームの先頭選択肢にするかは、提供内容の違いによって決めます。当社は今のサイトの仕組みも確認し、改修する範囲をご提案します。説明、料金の考え方、準備する資料が大きく異なるなら、業務案内の見出しを分け、それぞれに受付ボタンを置くと経路が見えます。共通の説明が多いなら一つのページ内で比較し、フォームの選択後に必要な項目だけを見せる方法もあります。どちらの構成でも、一覧、詳細、フォームで依頼形態の名称を揃えます。
継続顧問の入口で「決算にも対応」と書く場合、単発の決算相談も受けるように読めないか確認します。反対に、決算のみの説明から顧問依頼への移行を案内する場合も、最初の相談だけで顧問契約が必要になるような印象を与えないようにします。具体的な契約条件や受託範囲は事務所が定める事項です。サイトでは、相談者が用件に合う入口を選び、事務所が依頼の条件を確認できるようにします。
初回の連絡から返信まで、一緒に確かめる
受付図は、当社と御事務所で、サービスページの説明、フォームの質問、受付後の返信を一枚で照合するために作ります。上段に依頼形態を置き、「決算・申告のみ」と「継続顧問」の二つに分岐させます。各経路に時期と資料状況の確認を置き、最後は事務所の確認と返信につなげます。当社は画面上の分岐だけでなく、選択した用件が受付担当への通知にも届くかを確認します。図の各欄には、掲載する文言だけでなく、担当がどの情報を見て次の連絡をするかも記録します。分岐を作っても、入力が担当へ届かなければ受付は完成しません。
決算のみの経路では、対象となる事業年度、今の準備段階、希望する相談時期を確認する設計が考えられます。継続顧問の経路では、支援を始めたい時期、現在の会計・税務の体制、相談したい範囲を聞く方法があります。両経路で「資料は整理済みか、これからか」を選べると、担当者が次に必要な確認を考えやすくなります。ここで示す欄は設計例であり、実際に聞く項目は事務所の受付方針と情報管理方針に合わせて決めます。当社が既存のフォームを確認し、残す項目と変更する項目をご提案します。
国税庁の法人税等の申告手続の案内には、原則の提出時期に加えて延長などの扱いが示されています。サイトのフォームで事業年度末や依頼時期を聞く理由は、担当の税理士が個別の状況を確認するためです。「まだ間に合う」「必ず期限内に対応する」といった自動表示を、入力された日付だけから出さないようにします。受付画面と自動返信にも、事務所で確認してから回答する順序を揃えます。
表は左右にスクロールして確認できます。
| 受付で分ける項目 | 決算・申告のみの相談 | 継続顧問の相談 | 事務所が確認すること |
|---|---|---|---|
| 依頼の形 | 対象となる事業年度の相談 | 継続して相談したい業務 | 実際の受付範囲 |
| 時期 | 決算期・現在の段階・希望時期 | 開始したい時期・現在の体制 | 期限と対応可能な日程 |
| 資料状況 | 帳簿や必要資料の準備段階 | 会計資料の管理方法と引継ぎの有無 | 何をどの方法で受け取るか |
| 返答 | 範囲・確認事項・次の手順 | 支援範囲・面談・次の手順 | 費用と受託可否の説明 |
この表をそのまま公開フォームの全質問にする必要はありません。御事務所の受付担当と当社が、どの段階で何を聞くかを確認する例としてご覧ください。初回に聞く項目、後の面談で聞く項目、書類の受渡し時に確認する項目を色分けすると、過剰な入力を避けられます。特に帳簿や申告資料の提出は、公開フォームへ添付させる前に、安全な受渡し方法、保存先、閲覧する担当を決めます。初回は「資料が揃っている／一部準備中／これから確認」のように状態だけを聞くほうが適切な場合があります。
受付に必要なことだけを聞くフォームに
当社はフォームの最初に依頼形態の選択を置き、御事務所が受ける相談に合う質問へ案内します。W3Cのフォーム項目をまとめる方法は、関連する選択肢を視覚的・意味的にグループ化することを説明しています。「依頼の形を選ぶ」という質問と選択肢を一まとまりにし、選択した後に出る質問も見出しで区切ります。動的に項目を切り替える場合、キーボード操作や画面読み上げでも選択後の欄へ進めるか確認します。こうした操作の確認も、当社がフォームを制作する際に行います。
時期の欄を一つの自由記述だけにすると、「急ぎです」という回答しか得られない場合があります。事業年度の終了時期や、相談したい時点を分けて聞くと、担当が確認を始めやすくなります。どの欄を分けるかは、御事務所の初回回答に必要な情報から考えます。ただし、事業年度の入力欄が申告期限の判定機能に見えないようにします。カレンダーを選ばせるだけでなく、まだ期日が分からない人のために「確認中」を用意するか、必須入力の範囲を検討します。
資料状況についても、具体的な税務資料を全員へ一律に要求する前に、どの程度準備が進んでいるかを聞きます。必要書類は依頼の内容や事務所の確認で変わります。「すべて揃っていないと送信できない」フォームにすると、相談してから準備を進めたい人を排除します。初回に必要な概要と、受託の検討後に安全な経路で受け取る資料を分けて設計します。書類の受渡しは御事務所が採用する方法を確認し、Webにはその案内を反映します。
入力項目の横に長い専門用語の説明を置くより、業務案内の側にサービス範囲と相談の進み方を書き、フォームでは質問を短くします。送信ボタンの前には、送信後に何が起きるかを示します。「内容を確認して担当から連絡する」という実際の手順を案内し、「送信で依頼確定」のような誤認を避けます。自動返信と担当への通知の件名や本文でも、選んだ依頼形態が本人と受付担当の双方で分かるようにします。
仕事と費用の説明から、相談へ案内する
二経路の受付を作っても、業務案内が一つの料金表へしかつながらなければ、違いが伝わりません。当社は、決算のみと継続顧問で依頼できる仕事と費用の考え方を取材し、それぞれの説明文を制作します。決算のみを受ける場合は何を相談できるか、継続顧問ではどの業務を契約範囲として検討するかを、事務所が確定した内容に沿って分けます。料金を掲載するか、条件を聞いて見積もるかも実際の運用で決めます。最低額や定額を掲載するなら、対象となる業務と追加条件を責任者が確認します。
価格を出さない場合でも、「料金はお問い合わせください」だけでは判断材料が乏しいことがあります。費用を決めるために事務所が確認する要素、見積の返答手順、契約前に説明する範囲を示せるか検討します。初回フォームに売上や取引件数など細かな数字を必須にするかは、その情報が初回回答に必要か、安全に保管できるかで判断します。サイト制作側で料金式を推測して作ることはしません。
当社は業務案内の下部に、その用件を選んだ受付へ進めるボタンを設けます。決算のみの説明からはその用件が選ばれたフォームへ、顧問の説明からは継続顧問が選ばれたフォームへ進めると、同じ質問を再選択する負担を減らせます。ただし、リンク先で選択状態が消えたり、違う依頼形態の欄が開いたりしないか、公開前に実際の操作で確かめます。迷った人のための一般相談入口も、事務所の受付方針に合わせて用意します。
送信後の案内と通知まで、実際の受付に合わせる
受付図の終点は送信完了画面ではありません。御事務所の誰が新規相談を見て、時期や資料状況を確認し、どの経路で返信するかを伺います。その手順に合わせて、当社が完了画面、自動返信と担当への通知を整えます。決算のみの相談が特定担当へ、顧問相談が別担当へ届くなら、振り分け先と不在時の扱いを管理します。分類が不明な相談も受けられるようにし、フォームの選択だけで担当の専門判断を置き換えないようにします。
返信までの目安を掲載する場合は、平常時だけでなく繁忙期の運用とも合うか確認します。自動返信は受付の確認にとどめ、受託可否、見積、期限の判断を含めないほうが正確です。顧問の相談で資料の引継ぎが必要な場合も、最初の自動返信で一律の書類リストを送りつけず、担当が範囲を確かめた後に案内する流れを考えます。
業務範囲や料金、受付方針を変えたときは、業務案内だけでなく、比較表、フォームの選択肢、自動返信、担当への通知文も更新します。「決算のみ」の受託を止めたのに古いボタンが残れば、依頼者は引き続き相談できると思います。変更の承認者を事務所側に置き、Web担当が関連画面を一覧で点検します。当社も業務ページとフォームの変更がそろうよう、更新を支援します。事業年度や制度に関する文言は、税理士が最新情報を確認したうえで反映します。
当社は公開前に、御事務所と確認方法を決め、二つの入口から一件ずつテスト送信し、選択状態、入力欄、送信完了画面、自動返信、担当への通知をたどります。スマートフォンでも依頼形態と時期の欄が読めるか、入力エラー後に選択が消えないかを確かめます。事務所の担当には「この情報で初回の返答ができるか」を聞き、不要な欄や不足する欄を直します。閲覧者の入力負担と、受付担当が初回の返答に必要な情報を得られるかの両面で確認します。
既存の用件別受付の記事は相続相談と法人顧問など相談分野を分ける考え方を扱います。ここでは同じ法人の相談の中でも、決算・申告のみか継続顧問かによって、時期と資料の聞き方をどう変えるかに絞りました。当社が現行サイトの業務案内、フォーム、自動返信を二経路の受付図と照合し、説明が足りない箇所や、受付後に聞き直す項目を確認します。
