企画書や報告書がスラスラ書ける⁉5w1hの使い方

企画書や報告書がスラスラ書ける⁉5w1hの使い方

はじめに

あなたは企画書や報告書が書きづらい、苦手だと感じたことはありませんか?実は5w1hを使うことによって、途端にわかりやすい企画書や報告書がスラスラと書けちゃうんです!この記事ではそんな便利な5w1hをご紹介いたします。

5w1hとは?

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When いつ、Where どこで、Who だれが、What 何を、Why なぜ、How どのように』を指し示す言葉です。元々は新聞記事を書く際の原則だったのですが、今では情報を分かりやすく、もれなく伝達できるとしてビジネスでも使用されています。

5w1hは仕事のできる人になる近道

5w1hに当てはめて考えることによって、情報の過不足に気づきやすくなります。そうすることによって自分でも考えがまとまり、誰かに伝える際にも簡潔にわかりやすく伝えることができるので、お互い何度も確認をしなくてもよくなりますね。マーケティングにおいては戦略策定、実施内容の検討を行う際に意識して計画することが成功の秘訣です!

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その他の種類

こんなに便利な5w1hなのですが、5w3hや6w2h、2w1h…などまだまだ応用編がいくつもあります!今回はその中でもおすすめの6w2hと2w1hについて少しだけ説明します。

6w2h…5w1hに「Whom 誰に」「How much いくらで」を付け足したものです。Whomはターゲット層、How muchはコストや販売価格に置き換えると企画書などを考える際に便利です。

2w1h…5w1hの「Who だれが、What 何を、How どのように」を抜粋したものになります。要素を減らすことによって簡潔に情報を伝える事ができます。口頭での報告はもちろん、記事の見出しやキャッチコピーなどに使用できます。

5w1hの効果的な使い方

5w1hには使う場面によって効果的な使い方があります。この項目ではその使い方を大きく2つにわけてご紹介いたします!

話す順番

こちらは無意識のうちに聞いたり使っているかもしれませんね。新聞やニュースの原稿を書く時の基本となっている順番です。ビジネスでの上司への報告はもちろん日常生活でも使えますよ。そんな便利な順番は『When いつ→Where どこで→Who だれが→What 何を→Why なぜ→How どのように』です。


今朝(When)、駅のホームで(Where)学生が(Who)パンを(What)朝ごはんに(Why)食べてた(How)。

このような会話ならしたことがあるのではないでしょうか?これがもし「食べてた 学生が 今朝 パンを 駅のホームで 朝ごはんに」に替わるとどうでしょう。5w1hに当てはめているので伝わらないということはないかもしれませんが、伝わりづらいです。せっかく分かりやすくまとめているので伝える順番も意識しましょう。
報告書はこちらの順番で、簡単なものなら箇条書きにしてしまってもいいかもしれませんね。

〈 応用〉
一分一秒を争っているような忙しい上司にこんなに長文を伝えられない!そもそも自分が忙しくてそんな時間なんて取れない!
と思ったそこのあなた!もう少し短くできますよ!それが先ほど説明した『2w1h』。
Who だれが、What 何を、How どのように の3つを抑えて報告すれば簡潔に重要なことが伝えられます。5w1hのほうが丁寧ですが、忙しいときは2w1hだけでも十分です。まだ余裕のあるものや、はたまた緊急、重要な事など内容によって臨機応変に伝える量を替えましょう。

考える順番

続いては考える順番です。話す順番とはどのように違うのか、なぜ違うのかを見てみましょう!
考える場合は『Why 何のために→How どうやって→Who だれが→What 何をするのか、できるのか→When 期間、時期→Where 開催場所』になります。
まず何のためにやるのか目的(Why)を明確にしてから方法(How)を決める。続いて誰が(Who)何を(What)するのかを決めれば、製作期間や開催時期(When)、そして予算に合わせて開催場所(Where)も決められます。
この順番で考えていくと現実味のない企画ではなく、実現可能な企画を考えることができます。企画書やプレゼンの場合は目的を先に伝えることで、聞いている側は「目的を遂行するためには?」という前提条件のもとに話を聞けます。

〈応用〉
これを6w2hにしてWhom ターゲット層、How much(コストや販売価格)も付け加えて考えてみる事で更に詳しい企画書が書けます。

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まとめ

いかがでしたか?5w1hは知っていたけど、効果的な順番は初めて知った方もいらっしゃるのではないでしょうか?順番を気にするだけで一気に分かりやすくなりましたね。ぜひ参考にしてください!

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